近年來資訊科技飛速進步，從地端軟體到雲端人資系統，數位化的世界正急速發展。對企業而言，人資管理數位轉型已成為當務之急，然而推動人資部門的轉型並不容易。由於員工對新技術的適應能力不同，可能會產生抗拒使用HR系統的情況，因此更需要挑選一套操作直覺、易上手的人資系統，確保數位轉型順利推進。本篇將解析不同類型的HR人資系統有何差異、導入人資管理系統時需注意的關鍵事項，並精選推薦適合的雲端人資系統，助企業順利推動HR數位轉型，提升管理效率！
告別低效作業！傳統人工作業vs.人資系統全面比較
傳統人工作業效率低落，不僅需手動整理員工資料，薪資計算時還得透過Excel統計出缺勤後才能核算薪水，過程繁瑣且易出錯。此外，隨著勞動法規變動，HR夥伴需不斷更新資訊以確保合規，無形中增加了工作負擔。在這個講求效率的時代，傳統薪資計算Excel作業已無法滿足企業需求，因此，越來越多企業導入人資系統，透過自動化管理提升效率，讓薪資計算與人事管理數位化，大幅減少時間成本。
下表整理出5項傳統作業與HR人資系統作業的關鍵差異：
| 傳統人工作業 | 人資系統 |
|
| 人事異動管理 | HR手動輸入、自行統計 | 使用系統模組，可快速整理資料 |
| 薪資管理 | 使用Excel統計出缺勤，換算薪資 | 結合出缺勤系統，系統可直接自動計算 |
| 法規制度 | HR需自行查詢 | 軟體服務供應商更新至系統中 |
| 資料保存與交接 | 交接人事檔案或電腦設備，易遺失或損壞 | 儲存在公司伺服器或雲端，保存完善 |
| 遠端工作 |
上下班時間難以直接確認 | 遠端定位打卡，同時可確認員工位置 |
什麼是地端人資系統? 地端人資系統有那些好處?
「地端」這個詞是在雲端儲存出現後才漸漸有人使用的詞彙，英文稱作On-Premises，是指將軟體、資料設定等全部存在硬碟或是公司伺服器中。
地端系統通常是直接買斷軟體，由企業內IT人員自行負責維護，或與原廠簽署維護合約，以利進行定期檢修、更新。地端系統客製化彈性高，可依據企業需求客製化系統功能。另一方便，企業需要花費額外的成本和心力去顧及所在資料庫伺服器之資安問題。除了第一次龐大建置費用外，往後企業若歷經組織成長變化、隨著科技日新月異大家使用習慣改變，系統需要汰舊換新或是客製新功能，都需要耗費龐大的費用和眾多無形的人力時間成本來維持系統運作。
雲端人事管理-雲端人資系統的優勢
相較之下，雲端系統就方便許多，採用訂閱制定期繳交一次費用。只要有網路，HR 和管理者就能即時查看與處理人事資訊，不受地點限制，特別適合遠端或多地辦公的企業。雲端可自動備份，擁有快速整合人事資料。隨著勞動法規的變動，雲端系統能快速更新計算規則，幫助企業輕鬆符合法規要求，降低違規風險。透過人資系統的自助服務平台，員工可自行查詢薪資單、提交請假申請，減少HR的行政負擔，提升內部溝通效率。
HR人資系統選擇指南-地端與雲端人資系統差異比較表
| 地端系統 |
對比項目 |
雲端系統 |
| 高成本買斷後，系統更新或需要額外付費 |
系統費用 |
依人數/模組功能收費，無須額外維護成本 |
| 短期，多為買斷式交易 | 交易關係 | 訂閱制，重視長期客戶服務 |
| 須額外付費或IT自行更新 | 法規更新 | 即時依法免費更新 |
| 需企業IT自行檢修，或等待專人前往處理，較花費時間 | 售後檢修 | 系統出錯時，直接由系統服務商從遠端進行快速除錯 |
| 企業IT人員自行維護伺服器中資料 | 資料安全 | 系統服務商負責 |
| 企業IT人員自行負責 | 建置環境 | 系統服務商負責 |
| 所有功能優化新增整合，或需額外客製 | 系統擴充性 | 藉由雲端特性，可以快速優化新增功能或是資料拋轉整合 |
HR系統評估-瞭解導入期須考量的各項重點，找出最契合的人資系統
導入前：認識各家HR系統商，審慎評估合作公司
- 需先了解系統商營運狀況，可以用公司規模大小、業績是否有不斷成長、有無做出口碑，或是參考知名企業使用心得來判斷。
- 市面上小型HR軟體設計多半只以符合法規為主，雖然相對便宜，功能卻寥寥無幾，且部分功能依舊要手動調整，自動化程度不高，想要更便利地管理應用，建議根據企業本身狀況，挑選彈性化的模組設計。
- 需檢視系統有無嚴密的資安保護、供應商是否對資料安全具備敏感度等細節，才能讓企業安心使用。 應事先了解系統能否支援各行各業的業務，像是零售業、餐飲業人員流動率高，需要簡單好操作的系統，才能快速建立資料。此外，為滿足大量排班需求，系統是否有依法卡控防呆防錯機制、管理權限彈性劃分，都是評估的重點項目。
- 介面是否人性化，讓員工快速上手，降低更換系統的陣痛期，同時還需顧慮公司的規模，當面臨擴編時，系統是否能符合公司改革後所需的功能，與企業一同成長而不必另尋新歡；當有拓展海外需求時，能否符合當地語言及法規，且自動更新成最新法令，協助企業妥善管理海外分公司。
導入中：是否有專業的人資系統顧問，引導企業找出人事管理痛點
- 擁有專業的顧問，便可以分析企業組織及人數，透過一對一與人資對談，從溝通中發現人事管理的問題，並給予適當的改善建議。
- 初步了解客戶需求後，顧問應與企業一起探討系統與模組間整合的應用情境，並以豐富經驗，提供相對合適的操作流程建議，讓企業與系統更加契合。
導入後：售後服務是否完善，系統會持續更新優化並有貼心的專人服務
- 系統應持續不斷的優化，同時也要符合法令規範，且在不影響系統功能的情況下快速更新。
- 可留意官網上是否有提供常見的系統教學，並有專屬的客服人員即時解決客戶問題，如企業遇到人資交接，新人也能輕鬆操作。
HR系統推薦-MAYOHR 人資系統，國際級資安防護機密資料一把罩
MAYOHR 人資系統為純雲端架構並與國際領導品牌Microsoft合作，使用Azure雲端，基礎結構及作業間都受到微軟資安的多層式安全性保護，並避免受到分散式阻斷服務 (DDoS) 攻擊。此外，MAYOHR研發的Apollo雲端人資系統更通過國際級ISO27001認證，每年除了自行檢核系統安全外，還會委任第三方資安公司進行弱點掃描、滲透測試，為的就是保護各家企業資料的安全。
行動化管理，提升人資效率
不只是系統安全有保障，在使用上，MAYOHR 人資系統結合APP行動化管理，因應新型態的工作模式，員工可以使用遠端定位打卡，並隨時查看班表、隨手申請假別，而HR與主管則能快速確認員工出缺勤狀況，同時簽核各式表單，為企業帶來便利的行動體驗。
MAYOHR已協助超過2000家以上的企業人力資源轉型，涵蓋資訊科技、零售、製造、餐飲、新創、網路／媒體、外派、旅遊等產業，幫助各大企業輕鬆實現人資數位轉型。無論是中小型企業或集團企業，Apollo雲端人資系統都能有效提升作業效率，讓人事管理變得更加輕鬆！
延伸閱讀
