出勤管理常讓雇主感到頭痛，相關的訴願案件在勞資爭議中占比不低，不僅勞雇雙方容易產生分歧，第一線勞檢員對於「出勤紀錄」的認定也時常引發爭議。
其實，出勤紀錄並未限定特殊格式或記載方法，重點僅在於「須真實反映員工的上下班時間」！
免打卡=幸福企業？當心違法風險！
近年來，不少外商與新創公司標榜「幸福企業」，強調彈性工時、免打卡制度，只要完成工作即可。但您知道嗎？這類看似體恤員工的做法，若未妥善管理，可能違反勞動法規，甚至帶來法律風險。
企業通常透過打卡鐘、簽到表、門禁刷卡或線上簽退等方式記錄員工出勤。然而，當企業選擇免打卡時，若未建立完善的出勤紀錄機制，容易引發工時爭議，甚至涉及違規風險。以下是免打卡制度常見的三大風險：
1. 薪資計算困難：出勤紀錄是勞工工資最重要的核算依據，沒有準確出勤紀錄，恐影響工資、加班費計算。
2. 工時無保障：長時間工作未監控，企業無法掌握員工工時，過勞問題一觸即發！
3. 違反勞基法：登載出勤紀錄的義務是在雇主而非勞工，雇主未依規定每日記載到分鐘，或未留存 5 年內的出勤紀錄，恐遭罰9萬至45萬元罰鍰。
- 《勞基法》第30條第5項規定，「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年」。
- 《勞基法》第30條第6項規定，「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」。
出勤管理三大常見問題：
Q問題１：因上下班地點不同無法打卡，沒有紀錄可以嗎？
A：當然不可以！根據《勞動基準法》，雇主有義務記錄員工的出勤時間，即使員工因業務需求需至不同地點工作，仍須確保有適當的出勤紀錄，否則企業可能面臨勞檢罰則。
Q問題２：員工總是不打卡或常忘記打卡，身為管理者該怎麼辦？
即使是企業有妥善的管理工具與制度，如果未能完整登載員工工作時間，受罰的還是雇主。因此，企業或 HR 平時就需多加注意員工的出勤狀態，並建立公司規範與忘打卡機制。員工若未確切紀錄出勤時間超過一定次數，將會影響考績評核等制度，養成員工落實打卡，以避免紀錄疏失的可能。
Q問題３：出勤管理常見問題3. 員工晚退到底是處理私務，還是加班工作？
勞檢員會以員工最後離開的時間紀錄作為認定基準，原則上只要出勤紀錄中，所顯示的打卡時間晚於下班時間，勞檢就會推定有加班事實，若企業未按法令規定給付加班費，企業仍會被開罰。然而，這樣的基準卻常遭雇主提出異議，如有些同仁須配合孩子的接時間提前或延後離開公司，這些因員工私人因素提早或延後的出勤紀錄，公司其實無須負擔加班費用。
若未有完善的管理流程或工具協助即時記錄，依照勞動局規定，企業需於每月結算薪資時與員工進行確認，請員工就出勤紀錄早到或晚退之日期提出聲明，反而須花費更多的資源與時間處理。
出勤紀錄不再是困擾，Apollo 人資系統給你最佳解方！
1. 行動定位打卡，上下班地點不再受限
Apollo人資系統中的【行動定位打卡】功能，可解決非固定地點出勤的困擾，並支援中途休息時間的打卡需求，能完整記錄打卡地點、休息起訖時間。特別適合企業有外勤、輪班等職務需求，完整記錄員工出勤資料。
2. 規定時間內未打卡？Apollo人資系統自動提醒
企業主或HR夥伴，可以自訂【打卡提醒】功能，當員工在規定的上、下班時間前後幾分鐘內未打卡，系統將自動推播通知至員工手機，提醒他們即時打卡，避免錯過考勤紀錄。這樣一來，員工的出勤狀況可隨時掌握，且減少了人為疏失的風險。
若員工因為各種原因忘記打卡，員工也可以直接在系統中線上提交忘打卡申請，並說明忘記打卡的原因。申請過程簡單流暢，HR 或主管可以方便地進行審核與簽核。
3. 超時打卡事由選填，紀錄完整留存
Apollo 人資系統讓企業主能夠靈活設定：當員工打卡時間超過規定範圍時，系統將提示員工選擇「公事加班」或「私事非加班」等事由。員工在打卡時可直接選擇適當的原因，除了完整記錄出勤時間外，還能同步保留員工提前或延後打卡的原因，減少每月核對工時的繁瑣步驟。
Apollo 人資系統，輕鬆管理員工出勤紀錄
無論是工時調整還是加班管理，Apollo 人資系統都能有效提升管理效率，幫助企業主與HR夥伴更輕鬆地處理日常考勤工作。出勤紀錄的制定，除了是為了保障員工的合理工時，也同樣是雇主權益的保障。雖然這些紀錄或許只能作為「推定」工作時間的依據，未必能完全反映員工實際付出的辛勞，但它們仍然是管理和溝通的重要工具。
對於企業來說，建立一個靈活且符合勞基法規定的管理制度，能夠加強勞資雙方的共識，從而有效降低由於考勤紀錄不清或認定爭議所引發的問題。透過精確的出勤紀錄與透明的管理流程，企業不僅能避免法律風險，還能營造更加和諧的工作氛圍。
