企業永續運作計畫 (BCP) 啟動！面對新冠肺炎疫情，人資必做的五件事情
企業永續運作計畫 (Business Continuity Planning ；BCP )，是一個人資必須要做，但我們都不希望用到他的計畫。2020 年初的新冠肺炎帶來企業營運的影響，MAYO 建議人資夥伴可以從應變小組建立、員工健康追蹤、團隊聯繫機制、災難應變演練、分級風險管理，共五件事情下手。
新冠肺炎來襲！領先的企業怎麼調整
從 2020 年初開始，新冠肺炎延燒意外造成遠距工作浮上檯台。根據 MAYO 觀察，最早反映的是網路業為主的新創公司，再來是以製造業等工廠為主的產業 (關廠的即時反應)；接下來則是各行各業都必須要因應調整，永遠做好準備，才能應變緊急事件。
特別是在一切企業中發生群聚感染，被迫暫停營業後，網路社群平台陸續出現一些公司為求應變推出計畫，包含 Hahow 分享如何一天內實行遠端工作政策、iKala 的營運持續計畫等，而 Apollo 用戶 25sprout 更是執行突發全員遠端工作演習，就是為了測試公司管理是否能夠因應彈性。
iKala 的營運持續計畫。
企業永續運作計畫 (BCP) 是什麼？
企業永續運作計畫 (BCP) ，是企業在面對無法預期的突發狀況 (例如新冠肺炎)，所制定和規劃的風險應對指導方針，主要目的就是讓衝擊能夠降到最低，讓企業能夠永續運作；或者有些人會稱為「企業營運持續計畫」，就是上述 iKala 的作法。
幸，也不幸的是，台灣過去發生幾次重大的天然災害，例如 921 大地震或是 SARS 疫情，企業普遍對於 BCP 的準備是能夠理解的，不過大多停留在 IT 設備的異地備援，適用於網路時代的永續運作計畫比例比較低，以下就分享 MAYO 人資顧問對於 BCP 的建議。
人資必做的 BCP 五件事情
以下的分享是綜合各企業的執行經驗，提供給人資一份完整的建議。值得注意的是，我們雖然會提到「遠端工作」的作法，但不會深究太多，想知道如何計畫遠端工作的話，MAYO 之後有其他專文說明。
1. 建立公司主管應變小組
變化之後的權責不分與混亂，對於企業的衝擊有時比變化本身還要大。幾乎所有的企業都建議：企業需要迅速建立應變小組，或是總指揮 (管理負責人) 的角色，集中統一管理並佈達計畫。儘管這有點象徵性的宣示作用，但對於穩定士氣來說極有幫助。而總指揮的工作至少包含：
- 確保 BCP 流程被落實執行。
- 掌握所有員工的居住地、健康狀況與聯繫方式。
- 依照實際情況決定風險分級。
主管在不同情境有不同角色扮演，有時也要充當救火員。(圖片來源：pixabay)
2. 員工健康監測與追蹤機制
如果仍需要進辦公室的話，幾乎所有企業都力行量測體溫、定期消毒的工作，甚至辦公大樓管理中心也啟用紅外線偵測、訪客紀錄表的防範工作。
想要更進一步做好追蹤機制的話，MAYO 建議企業可以針對出國員工地點通報，尤其近期的確診案例多以國外旅遊或出差為主。如果員工有出國的事實記錄，則需要主動請員工自我隔離，並實行健康追蹤 14 天。基本的群組回報，或是善用一些回報工具，回傳體溫紀錄和旅遊史，都是很常見的作法。
- 公司定期消毒
- 量測體溫
- 訪客紀錄表
- 旅遊史回報
- 自我隔離追蹤表
- 公眾環境的隔離措施
3. 建立即時通訊機制
BCP 有一個很重要的觀念是：我們對於疫情是戒慎恐懼，但依然要維持企業正常營運，大多數的企業可能會作好嚴格管理，但是能否達到維持營運則是另一件事情，例如遠端工作。
一般來說，企業多會使用企業通訊與協作平台，例如 Microsoft Teams、Zoom 等工具達到溝通的目的，但別忘記遠端工作仍是在工作狀態，如何透過更有效的溝通協作，確保大家工作能被管理是非常重要的。以筆者個人數年的遠端工作經驗，要讓大家皆受到的資訊一致，將是最重要的工作。
從會議技巧、溝通心法、至工具使用，跨國新創管理者和你分享遠距工作必須知道的管理技巧。
(圖片來源：pixabay)
4. 災難備援與演練
要如何做到平時備而不用，需要用的時候可以快速上軌道呢？透過一次的無預警演練，就可以讓主管和人資夥伴知道哪一個環節鬆動。例如，Apollo 的客戶 25sprout 就成功做了一次演練，當天宣布在家工作，來測試每個人是否依然能夠保有既定的工作生產力，而 Apollo 雲端人資系統的多元打卡，仍讓企業保有打卡紀錄的工作。
災難備援則是指對於資料的異地備援處理，像是雲端資料存放在不同的地理位置，避免因次特定區域的災難，導致重要資料的損毀。除了資料之外，對於許多強調專業人力的產業，如金融業、電信業等，就會要求同一部門或同一組別的人力，拆開到不同辦公室辦公，避免發生感染時被迫讓全部成員停工。
5. 分級風險控管機制
前述四點都是基本的打底工作，而面對企業遇到疫情的風險程度，還需要做程度分級的應變措施 (風險越高時，越有嚴格的措施管理)。
第一階段：無員工存在感染風險
這裡指的是，明確知道員工沒有國外旅遊史，且近 14 天沒有任何疑似症狀。我們建議優先做好員工健康監測與追蹤機制、災難備援與演練、遠端工作測試 (Work From Home) 和應變機制的建立。這裡所指的都是備而不用的工作。
第二階段：員工出現疑似病例
額溫超過 37.5 度或有近期的國外旅遊史，可以針對該位員工的隔離措施，在 BCP 中我們建議企業可以預先設置隔離空間，並在此空間做嚴格的消毒管理。建議公司在此階段需要啟動應變小組，並在基礎工作上外加全公司消毒，以及分批上班的措施。
第三階段：員工出現確診病例
該工作區域員工應實行在家工作 14 天，並主動通報主管機關。企業此時必須要全面啟動遠端工作機制，並力求企業營運持續作業。
備而不用，平安健康
沒有人希望企業因為疫情受到損失，但是主管必須用最壞的打算，做最嚴謹的準備和安排。這次的疫情或許也可以看成是考驗企業韌性的契機，透過數位化工具和管理流程，MAYO 和你一起度過疫情危機，打造更好的員工體驗環境。
