一日之計在於晨，從打卡開始，讓工作更高效！
傳統的打卡鐘依賴人工統計，繁瑣的流程和出缺勤記錄的管理常常讓老闆和 HR 感到頭疼。加上數據難以保存、計算錯誤的風險高，這一切都可能影響企業的效率和準確度。幸好，隨著科技的進步，現代企業轉向了更智能的解決方案——雲端打卡系統。
為什麼打卡系統受到企業青睞？
雲端打卡系統不僅能快速、準確地管理員工出缺勤紀錄，還能自動計算薪資和加班費，讓 HR 節省大量時間與精力。不僅能夠妥善管理員工的出缺勤紀錄，還能幫助薪資計算及加班費計算，對於負責人來說真是一大福音。因此，越來越多人都紛紛使用「雲端打卡系統」來提升工作效率。線上打卡有什麼好處？打卡系統怎麼挑？以下將進一步介紹為什麼企業都開始採用線上打卡系統，並分享雲端打卡系統的4大優勢，讓你輕鬆管理員工的出缺勤與薪水。
線上打卡系統的 5 大好處，提升企業效能與合規性
打卡系統是企業數位轉型的一部分，能協助企業提高管理效能、確保法規合規性、節省時間和減少錯誤方面都有很多優勢，因此在企業中受到廣泛應用。舉例來說：
- 勞動法規合規性：根據《勞基法第 30 條》規定要求企業紀錄員工的工時、出勤和休息時間。打卡系統可以幫助企業確保遵守相應的法律法規，減少勞動法律方面的風險。
- 加強人力效能管理：打卡系統能夠提供企業更精確的工時數據，有助於有效管理員工的工作效能。
- 出勤記錄準確性：打卡系統能夠提供準確的出勤記錄，避免手動記錄帶來的錯誤，這對於計算薪資、福利等相關事項非常重要。
- 提高效率：使用打卡系統或打卡 APP 可以節省時間，因為它自動記錄員工的上下班時間，減少了手動管理出勤的工作，如此一來，HR 便可專注於其他更戰略性的任務。
- 員工管理和監督：打卡系統能夠提供即時的出勤數據，有助於企業更好地監督員工的工作狀況，也有助於提高員工的責任感和效率。
打卡系統的廣泛應用不僅使企業符合法律規定，同時也為企業創造更數位化、透明且具效率的人事行政管理環境，有助於提高員工的工作效能與滿意度。
如何挑選打卡系統？選擇打卡系統的3大關鍵要素
在挑選適合企業的打卡系統前，需要明白這不僅是一項技術選擇，更是影響員工管理和公司運作的重要決策。以下是在選擇打卡系統時建議考慮的幾個關鍵因素：
1. 打卡系統需求分析
在挑選打卡系統之前，首先要進行充分的需求分析。企業的出勤管理需求不同，有些可能需要簡單的上下班記錄功能，而有些則需要與薪資、加班費等系統整合功能。了解企業的具體需求，能幫助選擇最符合要求的打卡系統，避免不必要的額外開支。
2. 打卡系統的功能性與整合性
其次，關注功能與整合性。選擇的線上打卡系統應該具備強大的基本功能，例如出勤、排班管理等。同時，能夠無縫整合到現有的 IT 基礎架構中，確保資料的流暢傳遞。當然也要滿足 User Friendly（尤其線上打卡系統），一個直觀且易於理解的使用者界面將降低培訓成本，提高員工和管理人員的接受度，確保打卡系統的順利運作。
3. 打卡系統數據安全與成本效益
然而，在數據敏感性越來越受到關注的今天，數據安全性是不可忽視的一環。確保供應商具備妥善的安全措施，符合相應的安全標準，有助於降低潛在風險。最後，成本效益與支援也應該納入考慮。全面評估打卡系統的總體成本，包括軟體授權、實施和維護費用。同時，確保供應商能夠提供優質的客戶支援服務，確保系統的穩定性和功能的不斷提升。
在眾多選擇中，不僅要考慮技術性的因素，還應該將公司的長遠發展需求納入考慮，以確保選擇的打卡系統不僅能夠滿足當前需求，同時也能夠配合公司未來的數位轉型和人資管理的發展。
企業採用線上打卡的 4 大好處：提升效率與合規性
打卡系統好處 1：快速整合出缺勤紀錄
打卡系統好處 2：即時確認員工出勤狀況
打卡系統好處 3：可確保符合勞基法並完善保存資料
打卡系統好處 4：快速進行簽核、結薪作業
使用傳統打卡鐘，在月底結算薪資時，需要人工去核對加班費、出差單、請假等相關紀錄，若是使用雲端打卡系統，不論是上下班打卡時間、遲到早退紀錄、請假申請審核，只要打開系統，全部資料便一目了然，可大幅提升人事處理的工作效率。
員工數量越多，難免會有打錯卡、漏打卡、代打卡等事情發生，處理起來耗時費神，當使用雲端打卡系統時，可以快速發現有異常的出勤資料，並即時確認處理，減少員工私下換班、遲到、超休等可能讓公司出現人力不足的因素。
根據勞動基準法第 30 條規範：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」使用雲端打卡系統能確保符合該項法令。同時，透過線上打卡系統將員工資料送至雲端保存，若遇到管理人離職／退休或設備更換時也無須擔心資料遺失。
將排班、出缺勤、請假等系統結合於同一平台，可省下書面簽呈來回的時間。對 HR 來說，可以依據這些資料，快速統計出同仁的出缺勤時數，核算當月薪資，十分方便。對同仁來說，也可以自行查詢表單簽核進度，並從系統中查看自己的工時與薪資。
善用線上打卡 App，為組織人員創造數位管理新體驗
以 MAYOHR 旗下的 Apollo 雲端人資系統為例，有許多方便的功能，例如：貼心提醒上下班打卡，忘記打卡也可以直接從手機 APP 進行忘打卡申請，請假時也會顯示剩餘幾天特休，有別於傳統的打卡系統需要使用紙本向 HR 申請補打卡或休假等問題，使用系統只要手機操作就能直接搞定。除了線上打卡 APP 之外，MAYOHR 還有提供多項不同的服務，以滿足各類使用者的需求，以下將為您介紹 4 個重點服務：
1. 多樣化的打卡方式，輕鬆管理員工考勤
為了符合各行各業的不同需求，Apollo 雲端人資系統支援多樣化的打卡方式，提升考勤管理效能。
- 手機 GPS 定位打卡：適用於居家辦公、外勤業務人員，讓員工不再受限於辦公室，外出公差也能順利用手機打卡。
操作模式1
點擊定位打卡，系統自動搜尋預先設置的打卡地點並且完成打卡出勤紀錄。
操作模式2
當系統定位未偵測到公司，會顯示「其他」，此時可附上說明告知HR當日辦公地點。
操作模式3
個人出勤紀錄，會標示出異常狀況日子，提醒員工要記得處理。
- 臉部辨識打卡：服務業或餐飲業等擁有多門店據點的企業，會選擇架設臉部辨識打卡機，確保人員於指定時間到班，並防止代打卡。另外，傳統產業或擁有較多資深員工的企業，為讓不熟悉 3C 產品的員工輕鬆打卡，也會選擇採用此方式。
- QR Code 打卡：若是需要多個工作地點往返，或是多點巡邏的巡守隊，可以用 QR Code 打卡來記錄到各地點的時間；短期性的活動辦理，也很適合為每場活動設定專屬 QR Code 打卡。
- Web IP 打卡：讓員工先抵達辦公室，連上公司 WIFI 後才能打卡，以確保員工確實待在工作地點。
2. 線上打卡助力 HR、主管與員工高效管理
不論是員工、主管還是 HR，Apollo 線上打卡系統 都能滿足各個職位的需求，讓出勤管理更智慧、更高效。
員工｜行動打卡＋即時查詢
員工可透過 打卡 APP 進行 上下班打卡，可以在系統上查詢公司公告的訊息。此外，透過手機上一目了然的班表，能夠立即發現異常的出勤狀況，薪資單也會直接匯入，確保薪資計算準確無誤。
主管／店長｜即時掌控出勤與請假
過去排班與請假需透過口頭傳達，店長再將紀錄的資料傳給人資。現在透過 Apollo 雲端打卡系統，店長可隨時查看員工出缺勤狀況，即使不在店內，也能第一時間查看當日員工出缺勤資訊，員工的假單也能用 APP 系統直接審核，運用多項方便的功能，讓店長／主管輕鬆掌握工作場域的狀況。
人資｜簡化行政流程，提高效率
HR可透過 線上打卡系統快速管理人事安排、勞健保申報、批次作業，並支援自動化薪資計算，減少繁瑣的行政流程。所有人事資料皆存於 雲端，符合國際級資安標準，確保企業數據安全。
３. 自動拋轉出勤數據｜Apollo 線上打卡 + 薪資系統省時又精準
Apollo 雲端人資系統可自動拋轉員工出勤資料至薪資計算模組，扣除勞健保金額後，迅速計算出員工薪資，並送出電子薪資單，讓員工可自行於系統中查看當月薪水，當薪資有異動時會將異動歷程完整保留下來，方便未來查看。此外，Apollo 獨特的結薪儀表板系統，採用多薪資群組設計且可分權管理，等薪資結算後會自動發送手機推播，讓員工可自行查看薪資細項，精準掌握薪資。
不論是組織架構、人員資料、輪調紀錄皆能上傳至雲端保存，讓HR與主管可隨時調閱，當遇到工作交接、設備更換時也無須再備份。
雲端打卡系統推薦- Apollo 人資系統，輕鬆管理出勤與薪資
Apollo人資系統是 HR 的好幫手，專為企業提供線上打卡、出勤管理與薪資計算的一站式解決方案。可精準掌控公司員工的大小紀錄，尤其是有多家連鎖店、分店，人員流動率高的行業，更能透過 Apollo 人資系統妥善管理。
即時掌控出勤狀況：透過線上打卡系統，店長或管理者可隨時查看員工出勤紀錄，靈活調整人力配置，避免人手不足或超時工時的問題。
系統自動識別：變形工時與輪班規則，確保排班符合勞基法，降低企業法規風險。
薪資結算自動化：透過打卡APP，員工的出缺勤紀錄與薪資計算整合，一鍵自動結算薪資，HR 不再需要手動核對工時，減少錯誤與工作負擔。
無紙化薪資單查詢：發薪日員工可直接使用線上打卡系統 APP 查詢薪資明細，無需列印薪資單，實現環保又高效的數位管理。
無論是中小型企業或集團企業，Apollo雲端人資系統都能有效提升作業效率，讓人事管理變得更加輕鬆！
