一日之計在於晨，一日工作從打卡開始。傳統打卡鐘由人工統計，不僅程序複雜，出缺勤記錄管理費時又難以保存，對許多老闆、HR 來說都是很頭疼的事。而方便的打卡系統，不僅能夠妥善管理員工的出缺勤紀錄，還能幫助薪資及加班費計算，對於負責人來說真是一大福音。因此，越來越多人都紛紛使用「雲端打卡系統」來提升工作效率。線上打卡有什麼好處？打卡系統怎麼挑？以下將進一步介紹為什麼企業都開始採用線上打卡系統，並分享雲端打卡系統的4大優勢，讓你輕鬆管理員工的出缺勤與薪水。
為什麼打卡系統受到企業青睞？
打卡系統是企業數位轉型的一部分，能協助企業提高管理效能、確保法規合規性、節省時間和減少錯誤方面都有很多優勢，因此在企業中受到廣泛應用。舉例來說：
- 勞動法規合規性：根據《勞基法第 30 條》規定要求企業紀錄員工的工時、出勤和休息時間。打卡系統可以幫助企業確保遵守相應的法律法規，減少勞動法律方面的風險。
- 加強人力效能管理：打卡系統能夠提供企業更精確的工時數據，有助於有效管理員工的工作效能。
- 出勤記錄準確性：打卡系統能夠提供準確的出勤記錄，避免手動記錄帶來的錯誤，這對於計算薪資、福利等相關事項非常重要。
- 提高效率：使用打卡系統或打卡 APP 可以節省時間，因為它自動記錄員工的上下班時間，減少了手動管理出勤的工作，如此一來，HR 便可專注於其他更戰略性的任務。
- 員工管理和監督：打卡系統能夠提供即時的出勤數據，有助於企業更好地監督員工的工作狀況，也有助於提高員工的責任感和效率。
打卡系統的廣泛應用不僅使企業符合法律規定，同時也為企業創造更數位化、透明且具效率的人事行政管理環境，有助於提高員工的工作效能與滿意度。
打卡系統怎麼挑？選擇打卡系統的關鍵要素
在挑選適合企業的打卡系統前，需要明白這不僅是一項技術選擇，更是影響員工管理和公司運作的重要決策。以下是在選擇打卡系統時建議考慮的幾個關鍵因素：
STEP ONE
打卡需求分析
STEP TWO
打卡系統的功能性與整合性
STEP THREE
數據安全與成本效益
打卡系統需求分析
首先，進行需求分析是至關重要的。我們需要深入了解企業的規模、行業特性、勞動法規的要求以及員工的工作方式。這將有助於確定打卡系統所需的功能，以滿足公司實際的管理需求。
打卡系統的功能性與整合性
其次，關注功能與整合性。選擇的線上打卡系統應該具備強大的基本功能，例如出勤、排班管理等。同時，能夠無縫整合到現有的 IT 基礎架構中，確保資料的流暢傳遞。當然也要滿足 User Friendly（尤其線上打卡系統），一個直觀且易於理解的使用者界面將降低培訓成本，提高員工和管理人員的接受度，確保打卡系統的順利運作。
打卡系統數據安全與成本效益
然而，在數據敏感性越來越受到關注的今天，數據安全性是不可忽視的一環。確保供應商具備妥善的安全措施，符合相應的安全標準，有助於降低潛在風險。最後，成本效益與支援也應該納入考慮。全面評估打卡系統的總體成本，包括軟體授權、實施和維護費用。同時，確保供應商能夠提供優質的客戶支援服務，確保系統的穩定性和功能的不斷提升。
在眾多選擇中，不僅要考慮技術性的因素，還應該將公司的長遠發展需求納入考慮，以確保選擇的打卡系統不僅能夠滿足當前需求，同時也能夠配合公司未來的數位轉型和人資管理的發展。
企業採用線上打卡的 4 大好處：提升效率與合規性
打卡系統好處 1：快速整合出缺勤紀錄
打卡系統好處 2：即時確認員工出勤狀況
打卡系統好處 3：可確保符合勞基法並完善保存資料
打卡系統好處 4：快速進行簽核、結薪作業
使用傳統打卡鐘，在月底結算薪資時，需要人工去核對加班費、出差單、請假等相關紀錄，若是使用雲端打卡系統，不論是上下班打卡時間、遲到早退紀錄、請假申請審核，只要打開系統，全部資料便一目了然，可大幅提升人事處理的工作效率。
員工數量越多，難免會有打錯卡、漏打卡、代打卡等事情發生，處理起來耗時費神，當使用雲端打卡系統時，可以快速發現有異常的出勤資料，並即時確認處理，減少員工私下換班、遲到、超休等可能讓公司出現人力不足的因素。
根據勞動基準法第 30 條規範：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」使用雲端打卡系統能確保符合該項法令。同時，透過線上打卡系統將員工資料送至雲端保存，若遇到管理人離職／退休或設備更換時也無須擔心資料遺失。
將排班、出缺勤、請假等系統結合於同一平台，可省下書面簽呈來回的時間。對 HR 來說，可以依據這些資料，快速統計出同仁的出缺勤時數，核算當月薪資，十分方便。對同仁來說，也可以自行查詢表單簽核進度，並從系統中查看自己的工時與薪資。
善用線上打卡 App，為組織人員創造數位管理新體驗
以 MAYOHR 旗下的 Apollo 雲端人資系統為例，有許多方便的功能，例如：貼心提醒上下班打卡，忘記打卡也可以直接從手機 APP 進行忘打卡申請，請假時也會顯示剩餘幾天特休，有別於傳統的打卡系統需要使用紙本向 HR 申請補打卡或休假等問題，使用系統只要手機操作就能直接搞定。除了線上打卡 APP 之外，MAYOHR 還有提供多項不同的服務，以滿足各類使用者的需求，以下將為您介紹 4 個重點服務：
1. 多樣化的打卡方式
為了符合各行各業的不同需求，Apollo 雲端人資系統支援多樣化的打卡方式。
- 手機 GPS 定位打卡：適用於居家辦公、外勤業務人員，讓員工不再受限於辦公室，外出公差也能順利用手機打卡。
操作模式1
點擊定位打卡，系統自動搜尋預先設置的打卡地點並且完成打卡出勤紀錄。
操作模式2
當系統定位未偵測到公司，會顯示「其他」，此時可附上說明告知HR當日辦公地點。
操作模式3
個人出勤紀錄，會標示出異常狀況日子，提醒員工要記得處理。
- 臉部辨識打卡：服務業或餐飲業等擁有多門店據點的企業，會選擇架設臉部辨識打卡機，確保人員於指定時間到班，並防止代打卡。另外，傳統產業或擁有較多資深員工的企業，為讓不熟悉 3C 產品的員工輕鬆打卡，也會選擇採用此方式。
- QR Code 打卡：若是需要多個工作地點往返，或是多點巡邏的巡守隊，可以用 QR Code 打卡來記錄到各地點的時間；短期性的活動辦理，也很適合為每場活動設定專屬 QR Code 打卡。
- Web IP 打卡：讓員工先抵達辦公室，連上公司 WIFI 後才能打卡，以確保員工確實待在工作地點。
2. 根據職位提供完善的自助服務
不論是員工、主管還是人資，Apollo 都能符合各個職位的需求：
- 員工：可以在系統上查詢公司公告的訊息，並用手機完成上下班打卡。此外，透過手機上一目了然的班表，能夠立即發現異常的出勤狀況，當發薪日時薪資單也會自動匯入系統，精準留存薪資紀錄。
- 主管／店長：傳統排班、請假時大多是口頭告知店長，店長再將紀錄的資料傳給人資，使用 MAYOHR 的 Apollo 雲端人資系統後，便可以直接在系統中排班，就算人不在店裡，也能第一時間查看當日員工出缺勤資訊，員工的假單也能用 APP 系統直接審核，運用多項方便的功能，讓店長／主管輕鬆掌握工作場域的狀況。
- 人資：不管是各部門的人事安排，勞健保申報資料都能輕鬆整理，並支援批次作業，申報檔下載等，快速解決調保、加保、退保等工作。除此之外，保存在雲端的人事資料皆受到國際級資安標準的保護，當遇到問題時也有專業的客服人員可供諮詢。
3. 薪資結算好簡單，出缺勤資料輕鬆拋轉
Apollo 雲端人資系統可自動拋轉員工出勤資料至薪資計算模組，扣除勞健保金額後，迅速計算出員工薪資，並送出電子薪資單，讓員工可自行於系統中查看當月薪水，當薪資有異動時會將異動歷程完整保留下來，方便未來查看。此外，Apollo 獨特的結薪儀表板系統，採用多薪資群組設計且可分權管理，等薪資結算後會自動發送手機推播，讓員工可自行查看薪資細項，精準掌握薪資。
4. 人事資料備份整合，雲端安全 MAYOHR 一手包辦
不論是組織架構、人員資料、輪調紀錄皆能上傳至雲端保存，讓HR與主管可隨時調閱，當遇到工作交接、設備更換時也無須再備份。
雲端打卡系統推薦｜Apollo 人資系統為你減輕人事管理重擔
Apollo 是 HR 的好幫手，可精準掌控公司員工的大小紀錄，尤其是有多家連鎖店、分店，人員流動率高的行業，更能透過 Apollo 人資系統妥善管理，例如店長可以利用系統輕鬆查看、進行當日的人力安排，在排班時系統也會提醒變形排班的規則，防止誤觸法規。此外，一鍵結算薪資的功能，更能幫 HR 解決惱人的薪資計算，發薪日也不用再列印薪資單，員工可自行使用打卡系統 APP 查看，省下 HR 四處送單的時間，還能達到無紙化的好處。
無論是中小型企業或集團企業，Apollo雲端人資系統都能有效提升作業效率，讓人事管理變得更加輕鬆！
