在科技與數位浪潮的推動下，許多企業已逐步邁向數位化。然而，即便是數位化程度較高的企業，仍有部分作業流程或規範停留在紙本作業中。這些看似微小的差距，或許不會立即影響日常運作，卻可能成為降低團隊效率的隱形因素。
紙本作業不難，難的是管理
從技術層面來看，最直接的數位化方式就是將紙本文件掃描存檔。雖然形式上完成了電子化，但仍存在檔案遺失、存取不便等風險。雖可透過有效的流程與管理技巧降低風險，但當文件量增加，並涉及資料存放的安全性時，原本簡單的事便變得複雜。
以最基本的紙本掃描為例，若企業有長期且固定的需求，便需考量是否配置專門人力或採用委外服務。然而，無論是設備建置、閒置風險、作業效能，還是委外費用與資料安全問題，這些因素都直接影響成本與效益，企業在數位轉型時，必須審慎評估。
傳統人工簽核作業，無法突破的困境
大多數企業在數位化時，會優先導入成本管理、專案管理、薪資管理等系統，但日常出勤簽核卻常成為數位化的斷層，導致作業效率受影響。
如果簽核項目只是請假單、加班單等日常行政作業，主管可能因為紙本文件堆積而遺漏，或擔心遺失而耽擱處理，甚至因為文件滯留在主管端，導致未能在薪資結算日前完成簽核，進而影響員工薪資發放。這樣的情況不僅浪費時間，讓員工苦等結果，也加重主管與 HR 的管理壓力，造成內部運作的不便。
HR 的時間都浪費在哪裡？人工簽核流程常見困擾總整理
此外，在紙本作業的情況下，員工往往無法清楚掌握剩餘休假天數或時數，導致人事單位每月接到大量查詢請求，電話與信件數量動不下百則。HR夥伴不僅需要人工核對與計算假卡時數，還得擔心假卡遺失導致所有紀錄消失，或因計算錯誤影響員工權益。
這些繁瑣且高風險的作業，不僅佔據大量時間，更讓HR夥伴面臨難以言說的壓力，既需應對員工詢問，又擔心資料存放與計算的各種不確定性，無形中增加了管理上的負擔。以下是人工簽核作業常見困擾：
用行動簽核，打造高效團隊
面對全球化、數位化的挑戰，企業必須從根本之處重新思考作業管理流程。為提升作業效率、節省時間成本、完整掌握團隊狀況，企業除了進行內部流程再造，找出流程運作問題並落實改善之外，導入電子化表單管理與行動簽核，可大幅縮短層層審核的等待時間，提升相關作業人員的處理效能，讓組織管理更加即時、高效。
Apollo 人資系統：行動簽核解決方案
透過 Apollo 人資系統的審核中心，即使主管因會議或外出行程而奔波，易可即時審核團隊「補打卡申請」、「請假單」、「加班單」，準確掌握成員出勤狀況、工作進度。
✅ 補打卡申請 – 快速確認員工補登紀錄，避免出勤異常影響薪資結算。
✅ 請假單 – 即時批准或退回員工的請假申請，確保排班與工作安排順暢。
✅ 加班單 – 精準掌握加班時數，確保符合公司政策並準確計入薪資系統。
智能提醒 + 自動整合，解決人工簽核困擾
系統會貼心提醒尚有待審表單，主管可即時行動回覆審核同意與否及原因說明，並自動整合至出勤紀錄中，有效改善人工簽核作業的困擾，提升整體團隊作業效率。 透過 Apollo 人資系統，企業不僅能加速簽核流程，減少人為遺漏與管理成本，更能讓主管與 HR夥伴即時掌握團隊狀況，真正打造高效運作的數位化企業！
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