隨著求職市場日益透明與競爭激烈，員工對工作與生活平衡的要求也逐漸提高。擁有百年歷史的英國人力資源協會CIPD在2024年《亞洲員工福利報告 Asia employee benefits report 》中指出，現代員工對工作的期望不僅僅是薪資和福利，更延伸至心理層面的滿足，包括職業成就感、歸屬感以及個人成長。
若企業忽略這些的需求，可能面臨不斷升高的離職率和潛在的經營危機。透過掌握員工在職生命週期，並針對不同階段的員工提供相對應的管理策略，企業可以更有效地應對離職風險，從而維持企業的穩定性和競爭力。
看懂離職理由背後的故事
企業主或HR夥伴應該有注意到，大多數員工在離職時，並不會坦白透露他們的真實原因。因此，HR夥伴在肩負人才與組織發展的重任時，需跳脫單一思維模式，從整體組織發展的角度來審視，找出組織管理上需要改善的地方。這樣才能避免更多員工離職，減少公司營運成本的增加。
常見的員工離職原因：
- 薪酬與福利不滿意：薪酬過低或福利不足往往是員工選擇離職的主要原因之一。
- 工作內容與期望不符：當實際工作內容與求職時的期望相差太大，員工容易感到失望
- 工作環境不佳：不健康的組織文化或同事間的互爭，會讓員工對工作環境感到巨大的壓力。
- 工作與生活平衡失調：過度的工作壓力或無法兼顧生活需求，會導致員工感到倦怠，進而離職。
- 缺乏職涯發展機會：如果員工看不到職業晉升的可能性或成長的空間，進而選擇跳槽到更有發展潛力的公司。
從員工在職生命週期找出離職核心問題
僅依賴表面上的離職理由，無法全面掌握員工流失的真正原因。HR夥伴應該深入探究離職背後的核心問題，從中找出可改善的方向，來提升員工的滿意度和留任率。有個流傳已久的管理經驗理論「員工在職生命週期」一說，不同時間的離職往往反映不同的離職原因：
- 員工如果三個月內提出辭職，通常與工作內容本身有關
- 如果六個月至一年內提出辭職，通常是直屬主管的關係
- 如果一年半至二年左右提出辭職，通常與組織文化有關係
- 如果三至五年內提出離職，通常與個人職業發展有關
- 如果五年以上提出離職，大多是職業倦怠的因素
| 工作時間 |
推估離職原因 |
| >3個月內 |
工作職責有關 |
| 六個月~一年 | 直屬主管的關係 |
| 一年半至二年左右 | 組織文化關係 |
| 三年~五年 | 個人職業發展 |
| 五年以上 | 職業倦怠的因素 |
運用員工在職生命週期 制定留才發展策略
事實上，員工在職生命週期涵蓋了從招募與入職、培訓與發展、留任與離職等三大階段，HR夥伴若能在每個階段實施相對應的人才管理策略，滿足員工在不同階段的需求與期望並提供更好的工作體驗。不僅能提高員工的滿意度，也能保持組織的穩定性與增加企業的競爭優勢。
招募與入職階段：
- 文化契合度培養：在招募過程中，除了專業技能的考量外，評估面試人選是否與企業文化契合是至關重要的。對於高變動性的新創企業，單純喜歡做單一工作類型的員工可能不太合適。透過詢問面試人選關於工作環境、工作習慣等問題，有助於招募到更適合長期發展的員工，減少入職3個月內因工作或文化不符而離職的風險。
- 完善的入職培訓：職前培訓是新員工與企業雙方相互了解與適應的關鍵時期。企業應提供全面的培訓計畫，使新員工能夠快速融入企業環境並理解公司的目標與價值觀。通過mentor導師制度或新人教育訓練，幫助員工克服初期的不適應感，從而降低早期離職率。
培訓與發展階段：
- 長期職涯發展規劃：根據員工的個人興趣與能力，可以針對關鍵職位制定職務發展計劃，讓員工可以更了解自己職涯發展的方向，按部就班達成階段目標，以成為符合公司組織所需的人才。舉例來說，若是餐飲業，可以將職等分為門市同仁、幹部、店經理和區主管等職位，制定各職位所需具備的能力，讓人員能夠依層級訓練，穩定培養人力。
- 持續學習與發展機會：企業提供多樣化的學習資源，如線上課程、實地訓練以及工作坊，來滿足員工不同的學習需求。通過持續學習與訓練，員工能夠在公司內部找到長期發展的動力與方向，減少因職業停滯而選擇離職的可能性。
- 績效評估與定期反饋：定期與員工進行績效評估與反饋，並及時表彰他們的貢獻與成就，這有助於提高員工的工作積極性與滿意度，避免因缺乏認可或發展機會而導致的離職。
留任與離職管理階段：
- 定期員工關懷與調查：HR夥伴須應該在日常工作中建立持續的員工關懷機制。譬如：於公司內部設定匿名意見箱或員工代表會議，作為日常溝通的渠道，確保員工的問題能被即時發現和處理。透明且開放的溝通管道，不僅幫助公司了解員工對工作環境、員工福利等方面的感受，還能即時發現並解決潛在問題，從而防止優秀人才的流失。
- 離職面談與離職分析：對於確定離職的員工，HR夥伴應進行離職面談，以深入瞭解其離職原因。同時，企業應建立一個人才資料庫，記錄員工的技能、成就和離職原因，並透過數據分析其共通的問題，從而制定出更具針對性的改善措施與人才管理策略，減少未來的離職風險。
即時掌握人才與組織發展 發揮人資真正價值
從全球企業的人才管理經驗來看，人力資源部門的運作模式、架構及功能，乃至管理思維，都需要在數位化浪潮下加速改革。被譽為日本「經營之聖」稻盛和夫曾說，人心是經營的起點，員工是企業最寶貴的資產。因為員工的創造力、奉獻精神和工作表現，直接決定了企業的競爭力和未來發展。企業應不斷反思和調整其人才管理策略，確保它們能夠滿足不斷演變的市場需求和員工期望。
人資不應被人事管理、納保退保等行政庶務綁架。人力資源管理必須將「人」視為組織資產，並藉由科技的輔助，如善用雲端人資系統、人才發展系統等，將人才訊息有效地透過系統化管理及數據追蹤分析，即時掌握人才與組織發展方向，留任優秀員工，達成企業成長及未來發展目標，真正發揮人力資源管理的價值。
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