員工離職率時常被列為人資KPI的指標之一，但你是否有想過如何撰寫一份離職分析報告，深入分析員工離職原因？「離職分析報告」聽起來很無趣，也是企業常常忽略組織發展的關鍵因素。但它卻是企業了解組織動態、優化員工體驗，以及強化企業文化的關鍵工具。如果想成為一家出色並具有企業文化特色的公司，那麼你絕對不能忽視分析離職率的重要性。
從員工離職率觀察人才組織與企業發展
在管理學中，有一個關於員工行為的有趣觀點，稱為「員工在職生命周期論」，它將員工離職的原因與其在職時間進行了系統性的關聯分析：
- 員工如果三個月內提出辭職，通常與工作本身有關
- 如果六個月至一年內提出辭職，通常是直屬主管的關係
- 如果年半至二年左右提出辭職，通常與組織文化有關係
- 如果三至五年，則與個人職業發展有關
- 如果五年以上還提出離職，通常是職業倦怠的因素
我們公司人數不多，也需要寫離職分析報告嗎？
許多中小企業常常有一個迷思，認為員工數量不多，每位員工提離職的原因企業人資都會一一詢問，但是他們卻忘了一件事，那就是大多數人並不會誠實的告訴人資真正離職的原因。
然而，背負著人才與組織發展重要任務的人資單位，這時候必須跳脫單點式思考，從整體組織發展觀察，是否在組織管理上、或是員工需求、發展上有需要調整及協助改進的地方，才能避免更多員工離職。
企業不同的發展階段，人資判斷離職率的標準也有所不同
根據企業發展階段的不同，離職率的計算方式應靈活調整，這樣才能更準確地反映組織的實際情況。以下是針對三種類型企業的建議計算方法：
1. 穩定型企業：
如果您是一家穩定發展的企業，建議您使用以下公式：離職人數 ÷ 現任員工人數
這種方法適用於員工數量變化不大的情況，有助於精準了解每年離職員工所占的百分比，從而評估穩定運營下的人才流失情況。由於您正在招募替換人員，因此您可以非常準確地了解每年離職的員工百分比。
2. 成長型企業：
對於快速擴張的企業，使用穩定型企業的公式可能會低估實際的離職率。建議改用以下公式： 離職人數 ÷ 離職前的員工人數
此方法考慮了員工數量的快速變動，能更真實地反映離職的影響，幫助管理者掌握因成長過程中人員流動而帶來的挑戰。
3. 正面臨轉型的企業
對於正在經歷業務轉型的企業，如果你使用穩定型的方法，可能會誇大你的離職率。因此建議採用與成長型企業相同的計算方式： 離職人數 ÷ 離職前的員工人數
此方法適合於組織結構和人員配置頻繁調整的情況，幫助管理者準確評估轉型期間的人才流失影響。
不要被離職率綁架，人資必須「抽絲剝繭」組織管理的全面性
離職率可作為組織管理的參考值之一。如果您發現一個部門的人員流動率明顯高於其他部門，千萬別急著解僱主管。除了進一步觀察管理方式外，人資也必須思考是否有其他因素，例如：部門的預算被削減了嗎？是否有高級管理層要求重組？工作量是否有實質性的改變？
因此，人資必須要時時刻刻能夠清楚掌握各部門人力配置現況，以及組織發展方向，並建議在做下一步決策前先進行組織發展調查。
即時掌握人才與組織發展 發揮人資真正價值
綜觀全球企業對於組織人才之管理，人力資源單位的運作模式、架構與功能，以及管理思維都必須加速改革，尤其在數位化的浪潮下，人資不應該只是被人事管理、納保退保等行政庶務綁架。
人力資源管理必須將「人」視為組織資產，並藉由科技的輔助，如善用雲端人資系統、人才發展系統等，將人才訊息有效地透過系統化管理及數據追蹤分析，即時掌握人才與組織發展方向，留任優秀員工，達成企業成長及未來發展目標，真正發揮人力資源管理的價值。
