過往，傳統的 HR 管理模式往往依賴多個系統與手動處理，導致數據分散、流程冗長，難以即時支援決策。特別對跨國或集團型企業來說——如何高效管理跨區域團隊、符合各國勞動法規、整合人事與薪資數據，同時提升員工體驗，成為 HR 部門的重要課題。這使得企業需要更高效且整合性強的解決方案，來應對人力資源的複雜需求。
本文將深入探討集團型企業在 HR 管理上的關鍵挑戰，解析人資系統如何提升管理效率與決策力，並介紹 Apollo 雲端人資系統如何成為大型企業 HR 數位轉型的最佳選擇，幫助企業在市場變局中持續增長。
一、為什麼集團型企業更需要使用雲端人資系統？
HR 管理挑戰加劇！集團型企業常見的 10 大人事管理痛點
- 員工請假／缺勤，主管無法即時掌握？
- 出差／請假／調班送各級主管簽核，來回耗時費力？
- 手動編排和更新班表，導致出錯率高、人員調度混亂？
- 集團內跨法人調任人員，需先辦離職再雇用，極度不便？
- 沒有明確的分權制度，導致資料保密度不足甚至外流？
- 各部門資訊不流通，數據無法有效共享或整合？
- 集團資訊落差大，跨系統整合不易，團隊溝通品質差？
- 每月要花大量時間對照出勤日期與時數？
- 紙本資料保存一大堆，占空間還難翻閱？
- 多種規則並行或衝突，員工感到困惑，難以遵循正確的步驟？
對於集團型企業來說，傳統 HR 管理模式已難以支撐日益複雜的組織架構與營運需求。如果您的企業正面臨這些人事管理挑戰，那麼導入雲端人資系統將是最佳解方！
為何企業遲遲不導入雲端HR系統？關鍵 4 大阻力
即使企業了解數位轉型的優勢，仍有許多大型企業選擇不導入或延後使用雲端人資系統。究竟是什麼原因，讓他們遲疑不前？
部分企業已建立自己內部的人事流程，或已使用能滿足基本需求的輔助軟體／系統等，覺得更換作業模式或系統過於麻煩。
部分企業擔心將內部人員資料、數據文件儲存在雲端，可能會有安全風險和隱私問題。
因使用雲端人資系統需要定期支付費用，部分企業可能更希望將資源投注在能獲利的項目，而不是降低人事成本。
部分以傳統產業起家的企業，缺乏對科技新知和雲端概念的認知，因而無從下手。
其實上述的狀況或疑慮都有解決方案，選對服務商及系統能有效降低轉型陣痛期，但若堅持固守傳統模式，隨著企業規模越大，人事效率低落、文件遺漏缺失、溝通協作困難、無法即時遵循法規、人才管理困難等問題所帶來的負面影響也就越大，輕則造成內部人員困擾，重則違法或影響組織營運。
數位轉型勢在必行！雲端人資系統如何解決集團型企業的難題？
在快速變化的市場中，企業若要保持競爭力，必須優化其人力資源管理策略。透過部署雲端人資系統，企業能夠實現更靈活、數位化的人資管理，並且在面對市場變化時，保有敏捷性。以下是部署雲端人資系統的三大核心好處：
01. 集中管理各地員工資料
集團型企業通常在不同地區設有多個分支機構或辦事處，因此需要能夠統一各地員工資料的系統。雲端人資系統能幫企業集中跨地區、跨部門的資訊，便於了解／管理各地的人力資源狀況。
02. 降低失誤、提高工作效率
隨著企業規模擴張，集團在招募、培訓、薪資管理等作業流程的負擔會增加。傳統的處理模式往往效率低下且容易出錯，而雲端人資系統通過自動化和智慧化的服務，能充分降低人為失誤、提升工作效率，進而節省人力和時間成本。
03. 跨系統彙整數據與資料
集團型企業往往需要根據全面性的數據和資料做出適當人力決策。雲端人資系統能夠跨系統蒐集、彙整及保存各項人力資源數據與異動歷程，降低資訊鴻溝。
集團內部往往牽一髮動全身，為避免不必要的人力資源浪費，集團型企業其實更需要雲端人資系統的協助，以利更有效率地實現全球化的人力資源管理。
但在導入雲端人資系統前，必須先了解其功能與具體服務，才能確保選到合適的人資系統。
二、雲端人資系統有哪些功能？企業該如何挑選？
人力資源管理不只是出缺勤管理，而是涵蓋整體人才經營策略。從面試招募、薪酬計算、人才培訓、企業福利到績效評估。因此，選擇一套合適的雲端人資系統，除了能提升行政效率，更能幫助企業建立長遠且穩健的人才發展架構，尤其對於成長型企業與集團型企業來說，更需要從全面性、彈性與可擴充性的角度來考量。
(一) 雲端人資系統應具備哪些基礎與進階功能？
☑︎ 人資系統基礎功能：解決人事問題、提升管理效率
1.人事系統
可保存員工資訊、績效紀錄；提供組織圖、公司內部資訊、組織規章，以及放置相關人資假勤異動申請單等。
2.打卡模組
提供便利、多元的打卡系統，讓上下班簽到不再是難題。
3.薪資模組
謹慎、精細、可依照職位分權管理的結薪方式，提供隱密、安全的線上電子薪資單，並具備完善的投保作業。
4.考勤模組
打造彈性高、符合法規的出勤規則，並可透過行動考勤管理，讓企業可隨時掌握跨部門／多據點的出勤狀況，便於即時調度人力。
5.排班模組
支援多種變形工時邏輯，讓員工可輕鬆預排班表，主管與員工都能即時查閱班表。
☑︎ 人資系統進階功能：滿足「選用育留」全方位的人資需求
1.面試評選
人才難尋，面試又耗費大量心力？想快速精準網羅人才，讓其適才適所，發揮最大效果？不妨考慮選用一款錄影面試／評測系統，幫企業建立優秀人才庫吧！
2.人才發展
透過學習、職涯規劃與績效獎酬等制度，讓員工發揮潛能、精進能力，除了創造個人成就感，培育關鍵人才也是幫助企業發展的致勝關鍵。
3.員工福利
良好的福利制度是留下好人才的重要誘因，企業願意照顧員工，員工就更願意為其效力。
（想達成更全面、更有效率的人力資源管理，歡迎參考 MAYOHR 相關服務：Cornerstone 人才發展系統、薪資委外服務)
Q：面對眾多的人資系統廠商，企業主如何挑選最合適的人資系統？
不用擔心，MAYOHR 幫大家梳理出幾個重要的判斷依據，也為大家解答一些常見的迷思，幫助企業與 HR 夥伴們能做出更精確的選擇。
雲端人資系統挑選的 6 大指標
1.功能和特點
了解該雲端人資系統的功能和特點，確保其能夠滿足企業的具體需求。請注意，部分企業會礙於預算，在規模較小時選擇功能較少或較陽春的系統，可等到規模擴張、發現功能不足時，往往需要付出更大的代價，因此建議直接選用功能完整的系統，或確保該廠商有相應的產品可供擴充。
2.彈性和擴展性
因應行業特性與員工的作業模式，企業需要考慮雲端人資系統的彈性和擴展性，確保其能適用內部的需要。例如排班或調度人力較複雜的餐飲或服務業，如果系統只能提供一種排班、結薪模式，那對企業夥伴來說就略顯雞肋。
3.安全性
系統的安全性相當重要！畢竟公司內部及個人所有的機密文件都保存在系統上，萬一因被駭或中毒而導致資料遺失／缺漏，甚至遭到外流，對企業的營運和形象都會造成相當大的困擾。
4.法律合規性
排班、結薪都與勞動法律息息相關，一旦某個環節出錯，可能會讓企業因觸法而受罰，更甚者影響品牌形象。因此「系統能否自動跟著現行法律更新服務」絕對是挑選的重要指標。
5.簡易的操作介面
簡易好懂的操作介面能幫助降低數位轉型帶來的陣痛期，確保員工能夠快速上手，並讓系統發揮良好效用。
6.其他客戶評價和口碑
可事前查詢各家廠商的客戶評價和口碑，了解系統的實際使用效果和用戶滿意度，也能觀察與該廠商合作的客戶類別和規模，作為自身選擇的參考依據。
挑選雲端人資系統時，應該要考量企業的全面需求，並且多方比較不同系統的特點，以確保選用最適合企業的系統。
人資系統推薦：Apollo 雲端人資系統助企業轉型
MAYOHR 深知集團型企業重視效率與效益，所研發的Apollo 雲端人資系統為集團型企業提供了一套完整且可靠的方案，有助於提升企業的競爭力和持續發展。以下是 Apollo 人資系統為集團型企業帶來的五大優勢：
- 無須離職再雇用，集團分支機構的員工可即時交互調用與派任。
- 可透過模組設立適當的總部與分支機構權限，建立良好的分權體系。
- 跨地區的機構文件資料可集中管理，蒐集、留存、保密更嚴謹。
- Apollo 人資系統可彈性支援不同機構、部門的考勤、排班制度管理。
- 可整合企業既有的 ERP、BPM 等系統，有效共享、整合數據。
Apollo 雲端人資系統：打破傳統，全面提升集團型企業人力資源管理
特色1: 設備功能完善
MAYOHR 的 Apollo 雲端人資系統具備完善的人事、打卡、薪資、考勤、排班等模組，每個模組都經過精心設計，以滿足不同行業的需求，不僅功能豐富，而且易於使用，無需繁瑣的操作程序，只需點擊幾下即可輕鬆啟動。 系統無需大費周章自建硬體，也沒有使用環境的限制，主機採 4 地備援機制，當主機異常時，5 秒自動切換至備援主機；此外，系統無需連結 VPN，只要打開網頁／手機 App 即可使用，也沒有「同時在線人數」的限制，伺服器滿載時系統會自動調節 CPU。
特色2: 滿足所有企業發展階段
基礎的 Apollo 人事管理系統，MAYOHR 旗下還有 Cornerstone 人才發展系統、薪資委外服務、STAYFUN 企業福利網等產品，可以滿足不同規模、產業的企業人力資源管理需求。不論您是新創還是跨國企業，我們都能夠提供合適的服務及解決方案。MAYOHR 讓您更專注於業務核心，同時提高人力資源管理的效率和準確性。
特色3: 資安防護一級棒
MAYOHR 在資安防護方面表現出色，擁有完整的 Microsoft Azure 資安防護機制及監控，包含 ISO27001認證、IMPERVA WAF 雲端防火牆、TDE 透明資料加密；另外，我們定期進行第三方資安檢測，以確保系統的安全性，並建立了完善的災難復原計劃，以應對突發事件。無論您是小型或大型企業，我們都能夠提供高水準的資安保護。
特色4: 法律合規性佳
MAYOHR 專注於開發團隊，致力將最新科技與 AI 技術應用於人資領域。我們會定期優化產品，確保系統能夠提供最佳的服務品質。同時，因應法律的變動性，我們的系統會即時更新以符合最新的勞基法規，讓使用者無需擔心法規的遺漏問題。
特色5: 專業顧問服務
MAYOHR 擁有專業細膩的團隊，系統從導入開始到教學使用，每個階段都有顧問從旁協助，在系統成功上線之餘，也確保您能夠享受最新科技和人資系統服務帶來的優質體驗。
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