當今競爭激烈的市場中，提升招募成效對企業的長期發展有著重要的影響。了解招募過程中的關鍵指標，可以幫助企業主與HR夥伴即時調整策略，吸引並留住優秀人才。透過數據驅動的分析，能夠更清晰地掌握招募的成效和挑戰。在這篇人資 KPI 專欄中，MAYO Human Capital 創辦人 James 將分享他多年來的管理經驗，與你一起探索人資的未來趨勢。
數據驅動的招募成效：招募成效三大報表
之前幫大家釐清了招募 KPI 的時態，緊接著讓我們探討招募報表的設計。有效的招募報表能夠幫助企業監控招募流程、評估效果並進行數據驅動的決策。我們可以將招募報表分為以下三類：
1. 招募職缺進度表
招募職缺進度表主要針對尚未完成撥補的招募需求進行計算。這一部分能幫助我們掌握目前招募單位接收到的職缺執行情況，包括超過一定時間尚未完成的職缺數量、履歷量是否不足，以及當前所有招募的進度狀況。
2. 招募結果分析指標
招募結果分析主要包括三種指標：轉換率、循環時間（cycle time）和品質。這些指標必須在需求被填補完成後才能進行計算，否則常見的錯誤是容易導致對結果的低估。
指標1：轉換率
轉換率可以有以下幾個指標：
- 平均 (有效) 履歷數 – (有效) 履歷數 / 職缺數
- 有效履歷 – 招募人員審核合格的履歷 / 收到的履歷 (以職缺為準)
- 面談率 – 面談人數 / 有效履歷 (若同一職缺面談多次，皆以一次計算)
- 到談率 – 面談人數 / 預計到談人數
- 錄取率 – 錄取人數 / 面談人數
- Offer 接受率 – Offer 接受人數 / Offer人數
- 報到率 (考慮 Offer 接受率) – 報到人數 / Offer 接受人數
- 報到率 (不考慮 Offer 接受率) – 報到人數 / Offer 人數
通常 Offer 接受率跟報到率， monitor 的是不同面向，一個是 Offer 的條件好不好，是否可以被應徵者接受；一個是是否有來報到，一般公司不一定要分得這麼細，主要是看企業關心的是什麼。
上述幾個指標唯一的共同點是不可能超過 100%，若是有這樣的現象或可能，那麼一定是定義出現了問題，這樣的指標不但浪費時間準備而且一點意義都沒有，更嚴重的是會誤導決策，如果沒有辦法做好，那我的建議是乾脆不要做。
指標２：Cycle Time 循環時間
Cycle Time 可以有以下幾種建議：
- 主管履歷回覆時間 – HR 提供有效履歷到主管回覆時間
- 面試安排時間 – 主管回覆到第一次面試時間
- Offer Cycle Time – 平均職缺開啟招募到 Offer 的時間
- 報到 Cycle Time – 平均職缺開啟到人員報到時間
不同的 Cycle Time 可以用來 Push 進度的加速，通常不同階段有不同的 Owner，可以分得清楚，那麼才不會人員補的慢最後都是 HR 的問題，常常會出現在主管回覆的速度。招募成果指標通常用來檢視整個招募流程是否有問題，哪個地方可以改善，不同部門間是否有差異，這樣可以讓招募的管理更有條理。
指標３：品質
品質部分通常是看招募進來的新進員工中碩士以上、1st Tier 學校、有超過一年經驗的比率，另外，也可以追蹤新進人員超過三個月的留任率 (Effective Hiring Rate)。
3. 招募成果紀錄
這個名字是我硬擠出來的，它只能說是一個紀錄，這類的指標通常是呈現招募部門的苦勞，例如履歷數、有效履歷數、面試人數、Offer人數以及報到人數，面試人數多，不一定是 HR 做得很好，只是因為這個月職缺數目變多而已，所以可以參考招募人員的 Loading，對於改善或掌握招募流程其實沒有太大意義。
招募結果分析以及招募成果紀錄可以依月分來進行比較，這些數字可以幫助我們針對未來招募活動規劃有很多的參考價值，例如：2016 職缺預計有 300 個，我們可以利用這樣的經驗推算到底要多少履歷量才夠，而這些履歷要去哪裡找，傳統的管道是否足夠等等，否則 HR 在做任何分析與規畫都是靠經驗值，這樣是很難說服我們要面對的主管的。
以上是我過去的經驗整理來的，提供各位參考。我一直在『幻想』是否有那麼一天 HR 的指標也可以像會計一樣有標準的定義與程序，並且也像會計一樣有標準的報表，如：損益表、資產負債表、現金流量表等等。
因為數字做出來不是好看的，而是要去了解自己做的好不好，至於要看自己做的好不好有三個方法，跟自己過去比較、跨部門比較以及跨公司比較。前面兩個容易，至於第三個就需要有標準化的定義與程序，否則你永遠不知道自己做的好不好。
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