雲端人資系統方案 為何重要？6 大關鍵協助企業 評估
人資工作從上世紀轉變至今，早已不是躲在一堆又一堆文件夾後面的後勤單位，而是貼近每一位組織成員的角色。由於網路和軟體技術的精進，許多人資的工作因為 雲端人資系統方案 HRM 的服務 (包含招募、出勤、到職、計薪等) ，能大幅降低無效率的成本，轉而聚焦在更攸關企業成敗的核心問題：組織文化、雇主品牌、人才獲得。
雲端人資系統方案 ：改變現代工作的六大重點
網路上、雜誌上經常提起的一個論調：台灣企業落後美國、中國、新加坡等等多少年、又或者原本的優勢早已被超過，這樣的口氣有時是一種威脅，更是一種恨鐵不成鋼的心情。尤其當我們都活到一個高快節奏的時代裡，即便是同國家、同產業的不同公司，有些已經採取新科技做法，有些卻仍停留在上世紀；我們不能一桿子打翻整船人，卻也要時時提醒自己一不小心便會落後。
自從西元 2000 年起，原本千篇一律的人資工作出現巨大變化。過去軟體與地端的產品出現了限制，雲端人資系統的出現，以更快速的計算能力與技術，從以下方面發生改變：
(1)更少的紙本作業
(2)即時且精準的員工成效評估
(3)提高員工互動與參與
(4)更快完成導入，同步最新法令
(5)更便宜的解決方案
(6)雲端資訊安全不比地端差
雲端人資系統方案：改變現代工作的六大重點
(1)更少的紙本作業
以前利用超大文件櫃儲存各種人事紀錄的時代不再，藉由全球先進的雲端儲存技術，不僅將文件、文書、數據安全地存放在雲端，而且有權限的成員可以在數秒鐘內，透過關鍵字搜尋想要的文件。(再也不用翻找資料到天昏暗地)
(2)即時且精準的員工成效評估
人資最關鍵的工作之一，便是評估員工成效 (績效考核)。但是以前的軟體或是地端，光是要蒐集和拋轉數據，就得耗盡人資的心力，又往往造成人資和 MIS 部門間的衝突。蒐集好了資料，又缺少資料分析師和顧問協助評估成效，也難怪真正做到績效考核的，只有為數不多的大型集團公司。
雲端人資系統同時擁有即時和精準的特色，同步記錄員工績效和進度，後台儀表板可以很快顯示現階段的狀況。雲端系統就像是你的專屬顧問，不需額外收費的情況下，就能隨時提供分析報告和建議，完成即時且精準的績效考核。
即時且精準的員工成效評估
(3)提高員工互動與參與
雲端人資系統還擁有大數據和行動裝置的優勢，人資夥伴可以在很短時間內透過系統與員工互動，比方說最新的防疫資訊、調查員工家庭日時間等。
或許你會問說：缺乏員工互動參與為什麼會是一個問題呢？事實上，許多的研究報告已經提到：員工互動與參與和忠誠度有關，也是企業是否能持續培養競爭力的關鍵。很多企業選擇用不同的方式做到參與，包含定期評量員工滿意度、知識分享、員工關係塑造、員工體驗等。
(4)更快完成導入，同步最新法令
地端系統最讓人詬病之處就是：部署和後續管理。不僅在部署階段就會占用大量時間和金錢 (且得到的效果並不會比雲端系統更好)，且在後續管理和更新上，每一次都要重新部署和客製費用。對於很多企業最好的方法，就是不再花錢繼續更新，能用多久就用多久；然後近期勞動法令經常更新的狀況，不更新的話容易陷入違法的情況。
雲端系統則是滿足易於部署和管理的條件，同時無須擔心後續的安全更新和維護，都會由 SaaS 提供廠商一手包辦，隨時與最新法令與做法同步。Apollo 雲端人資系統認為，一個符合成本效益和減少人力的雲端系統，才能夠協助企業持續在變化環境上成長。
基本工資調整、防疫照顧假同步更新
(5)更便宜的解決方案
有過地端系統導入經驗的人資都知道，一套專屬的人資管理系統非常昂貴！從一開始的系統建置、機器採買、安裝費用、培訓費用等，還沒上線就已經花費大筆金額，而每年固定比例的授權費、維護更新費，不定期需要客製調整的項目，林林總總費用一年通常不下百萬元的開銷。
雲端服務之所以可以壓低成本，在於減省機器維運的費用，與其他的企業 (例如集團企業、金融機構等重視資安的公司) 共同使用雲端。降低了成本之後，雲端系統可以提供更高的性價比，也讓人資保留更多時間。
(6)雲端資訊安全不比地端差
在雲端系統出現之前，地端系統的資訊安全重視可靠性和防火牆能力；但在數位化的今天，如何保護敏感訊息和個人隱私的安全，成為最重要的事情，尤其是 GDPR 推行之後。
好消息是，大多數的雲端人資系統多採用全球最可靠的方案，例如：微軟 Azure、Google Cloud Platform、Amazon Web Services。您可以想像上述三家雲端服務，就像全世界最安全的銀行金庫，妥善存放你最重視的資料。他們持續使用最新的防護機制，比起地端系統更嚴謹和有保障。
Apollo 雲端人資系統資安嚴謹，雙重防護企業資料。
人資成為企業競爭力的關鍵
正如同本文一開始提到的，傳統人資系統的繁瑣讓人資被侷限在後勤服務中，不僅受到資訊落後的衝擊，和其他部門的溝通也出現斷層。如此的惡性循環，讓公司越來越不重視人資工作，這並不是一件好的現象。
為什麼我們會強調雲端系統的重要性，正是因為雲端能夠大幅縮小人資和其他部門的差距，特別是數位化和雲端化的能力。接著，人資就能利用分析好的數據，引導出更好的決策。當部門主管質疑人資的招募與留任績效時，你也有實際的數據和證明可以佐證：人資，是企業競爭力的關鍵。
先有雲端，才能談 AI
第二個你必須使用雲端人資系統的關鍵，在於即將發生的 AI 技術。目前 AI 的實際應用場景停留在生產管理、行銷技巧居多，但是現在已經有企業將 AI 融入到人資工作中，對於企業來說將更上層樓。而在眾多可能的應用中，以「視訊面試」和「員工留存與忠誠度」最為可行。
1. 視訊會議
企業可以先透過建模方式，蒐集企業內部文化、成員、所需技能等資料組成模型，接著利用視訊會議的方式，將員工面視表現和回答問題的品質，AI 與機器學習將會提供即時的儀表板，讓用人單位和企業人資快速掌握人才適任與否。
2. 員工留存與忠誠度
招募讓人資煩惱，而員工離職更讓人資頭痛！60% 的企業人資將員工留存視為最大的問題之一，因次是否能夠預測員工留存，成為許多人討論的議題。AI 可以分析員工行為的數據，進一步在員工尋求其他工作時做提醒，並推測可能離職的機率。
雲端人資系統，是一個開始
作為一位企業管理者或人資來說，雲端人資系統不是一個結束，而是一個開始。我們拋棄了傳統的做法，開始擁抱更符合成本效益的系統、更快速反應的方案、更能適應未來的管理方式。省下的時間，你終於可以聚焦在重要的工作上，從 Human Resource 走到了 Human Capital。
