台灣的人資系統發展於2000年代開始進入網路雲端運算，並提供更多功能如招募管理、績效評估等，各家系統強調彈性且提供更多整合服務。而近年來，人資系統廠商百花齊放，較知名的如MAYOHR人資系統、人易、企業大師、飛騰雲端人資系統等，皆不斷優化和升級系統功能、加強AI和數據分析應用，提升管理效率和使用體驗。同時也致力於與企業的整合，例如與其他企業系統(財務系統、ERP等)進行整合，希望為企業實現數據的共享和整合。要如何評估選擇合適的人資系統？選購人資系統需要注意什麼？透過人資系統幫助企業有效管理和佈局人力資源，進而提升組織效能。
解密人資系統：如何提升 HR 日常工作效率與管理品質
不僅是對企業而言，人資系統能協助HR更加專注於戰略性的工作，提高工作效率和表現，同時也提升了管理的品質。我們可以先從下面四個面向來看人資系統對HR實務操作的重要性：
1. 自動化流程：
人事管理系統能夠自動化許多繁瑣的人力資源管理流程，例如招聘、入職手續、考勤管理等。這使得HR能夠專注於更戰略性的工作，例如人才發展和文化建設，從而提高工作效率。
2. 數據分析支持：
人事管理系統收集並儲存了大量的員工數據，包括個人信息、績效評估、培訓記錄等。通過對這些數據的分析，HR可以更好地了解員工的需求和行為模式，從而制定更有效的人才管理策略，提高員工滿意度和忠誠度。
3. 提供即時信息：
人事管理系統使得HR能夠隨時隨地獲取和更新員工信息，從而更及時地響應員工的需求和問題。這不僅提高了員工服務水準，同時也增強了企業與員工之間的溝通和互動。
4. 提高合規性：
人事管理系統能夠幫助企業確保合規性，遵守法律法規和勞工規範。透過自動化的流程和合規性工具，可以減少錯誤和風險，確保企業的運營合法合規，從而降低法律風險並保護企業聲譽。
因此可見，人資系統最基本的功能應該是能有效支持 HR 的日常工作需求。選擇適合的系統時，應從實際工作中所需的功能出發，判斷各系統廠商所標榜的優勢是否真正符合需求，這將是挑選合適人資系統的第一步。
人資系統需求有何不同？大公司 vs 小公司人資系統選擇攻略
通常中小型企業對人資系統的需求著重於基本功能，如員工資料管理、薪資計算、考勤管理等，不需要太複雜的功能，而更注重系統的易用性和成本效益。中大型企業對人資系統的需求則較為多元化，除了基本功能外，還需要更進階的功能，如組織架構管理、績效評估、培訓發展等，需要一個更完善的人資系統來支持企業的複雜運作和管理需求。更詳細的來說：
人員規模和複雜性
大公司通常擁有更多的員工和複雜的組織結構，因此他們的人資系統需要具備更強大的功能，能夠處理更多的員工資訊、複雜的薪酬福利結構以及跨部門的協作和溝通需求。而小公司則可能更注重於簡潔易用的系統，以滿足其較小的規模和簡單的組織需求。
自動化程度
大公司通常需要更高程度的自動化來處理大量的人力資源管理流程，例如招聘、培訓、績效評估等。而小公司可能更注重於基本的自動化功能，例如薪資計算和考勤管理。
人資系統的數據分析報告
大公司可能更需要強大的數據分析和自訂義報表功能，以便於做出精確的人才管理決策。而小公司可能更著重於基本的報表功能，以滿足其簡單的報告需求。
人資系統價格考量
大公司可能有更多的預算用於投資和維護人資系統，因此他們可能更願意投資於高端的、定制化的系統。而小公司可能會更注重於成本效益，更傾向於選擇價格較低且功能基本的系統。
雖然大公司和小公司人資系統在需求上有著不同的重點和考慮因素，但無論是哪種規模的企業，選擇一個合適的人資系統都是非常重要的，適合的人資系統不僅能有效支持人力資源管理，還能助力企業在發展過程中提升管理效率，促進組織成長與人員發展。
人資數位化必備！人資系統推薦比較
從2023人資數位轉型白皮書的調查趨勢中，企業在人資系統選擇中重視的條件已出現變化。「使用者體驗」成為首要考量(90.8%)，企業希望系統操作簡單、直觀。其次是「整合性與擴展性」(83%)，能與現有系統無縫整合且具備未來擴展性。「數據安全性」排在第三(79.5%)，需具備嚴格的加密和法規要求以保護敏感資料。以往常覺得需要被優先考量到的諸如「功能完整性」、「客製化彈性」、「數據分析和報表功能」、「成本效益」這些項目，這次都不在顯著的事項上。只有「供應商信譽和穩定性」(57%)，以及「不需要IT維護系統」(44.3%)被列明在顯著的事項上。
基於以上的數據發現，我們以MAYOHR人資系統作為主要評比對象，並列舉了其他2家廠商彙整以下人資系統比較表：
| 比較點 | MAYOHR 人資系統 | A牌雲端系統 | B牌地端系統 |
| 使用者體驗 | 介面直觀、操作簡單易懂，能夠輕鬆上手 | 介面漂亮但功能相對少，適用於小型公司 | 介面較為複雜不靈活，上手難度較高 |
| 整合性與擴展性 | 二個版本，可滿足3至上萬人需求 | 單一版本，或不支持集團性的成本中心架構 | 多為封閉式系統，升級與整合的成本高 |
| 數據安全性 | 微軟Azure及SSL加密，ISO27001認證 | 部分功能串接通訊工具，使用Google GCP | 本地設備或易存在安全漏洞與數據丟失風險 |
| 信譽及穩定性 | 微軟、Oracle台灣首家人資系統合作夥伴 | 依託第三方的應用程式，或易被綁架 | 買斷後續較少保障，或可能導致技術滯後 |
| 系統維護成本 | 雲端特質無維護人力與設備折舊換新問題 | 雲端特質無維護人力與設備折舊換新問題 | 更新和維護或需要IT在本地設備上進行 |
可見能讓員工能夠輕鬆上手並高效使用系統，減少培訓成本和使用障礙，同時能滿足未來的組織變革彈性，以及支持強大資安的系統會是大部份企業與人資夥伴的首選。
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