台灣的人資系統自 2000 年代起邁向雲端化，功能不斷進化，從招募管理到績效評估，滿足企業多元需求。近年來，人資系統競爭激烈，MAYOHR、人易科技、104 企業大師、飛騰雲端等知名廠商持續升級技術與數據分析，提升人事管理效率與使用體驗。同時，各大系統也積極與財務系統、ERP 等企業軟體整合，推動數據共享與自動化管理。
身為企業主或HR夥伴，要如何評估選擇合適的人資系統？選購人資系統需要注意什麼？透過人資系統，企業如何有效管理人力資源、提升組織效能？本篇帶你深入解析！
還在手動處理薪資和考勤？人資系統讓 HR 工作更輕鬆！
隨著企業規模擴大，薪資計算與考勤管理往往成為人事部門最繁瑣的工作。傳統的手動處理不僅容易出錯，還需要大量時間與精力。雲端人資系統透過自動化功能，將薪資計算和考勤管理整合到一個平台中，能夠準確快速地處理員工薪資、加班費計算、假期等細節，並同步記錄考勤狀況。
透過人資系統能有效減少人工操作的錯誤，避免手動計算的繁瑣過程，並實現即時數據更新與報表生成。透過手機 App 和即時同步功能，員工無論身在何處，都能輕鬆打卡，企業也能即時掌握考勤資料。結果不僅提升 薪資與考勤管理的準確度，還能將人事行政效率提升高達 90%，讓 HR 部門節省更多時間專注於企業發展和人才管理。
人資數位轉型趨勢：企業選擇人資系統的關鍵條件變了！
從2024人資數位轉型及AI應用白皮書的調查中發現，企業在人資系統選擇中重視的條件已出現變化。相比以往單純關注功能多寡，現在企業更注重系統的操作便利性、安全性以及法規更新能力。
企業選擇人資系統的三大關鍵考量
在評選與建置人資管理系統時，受訪企業最重視的三大要素為：
1. 介面設計及系統操作簡單 (88.9%)——人資與員工都能快速上手，減少學習成本。
2. 系統資訊安全 (81.6%)——確保企業與員工資料的安全性，降低資安風險。
3. 支援法規自動更新 (80.5%)——避免人事管理因法規變動而產生錯誤，確保企業合規運作。
如何選擇合適的人資系統？評估人資系統採購的五大要點
當企業在選擇人資系統時，除了基本的功能需求，還需要全面考量多個面向，來確保所選擇的系統能夠有效支持業務運營、提升工作效率並符合長期發展需求。以下是根據MAYOHR多年人資系統導入經驗，歸納出五大採購要點，幫助您選擇最合適的人資系統。
1. 自動化程度：提升效率，減少人為錯誤
選擇一個具備高自動化程度的人資系統，能夠大幅減少人事管理中的繁瑣手動操作，例如招募、入職手續管理、考勤管理等。具體來說，人資系統應該支援多元化的打卡方式，例如指紋、臉部識別等，並能夠自動統計員工的假別，計算薪資，甚至協助排班。這樣一來，不僅能減少計算錯誤，還能節省大量的人工時間，讓人資團隊能專注於更具戰略性的工作。
2. 使用便利性：簡單直觀，提升操作體驗
選擇一個操作簡單、易於上手的系統是非常重要的，無論是人資專員、主管，還是員工，都能夠輕鬆操作。介面設計應該直觀，避免過於複雜的功能或不必要的操作步驟。簡潔的用戶界面不僅提高員工的使用意願，還能降低培訓成本，減少因操作錯誤而造成的問題。人事管理系統收集並儲存了大量的員工數據，包括員工資訊、績效評估、培訓記錄等。通過對這些數據的分析，HR可以更好地了解員工的需求和行為模式，從而制定更有效的人才管理策略，提高員工滿意度和忠誠度。
3. 合規與系統安全性：確保資料保護與法規遵循
隨著資料隱私保護與法規要求日益嚴格，需要選擇一個合規且安全的系統。首先，要確保系統的資料儲存位置符合當地的法規要求，並且在數據傳輸過程中具備高水準的加密保護。除了資料安全外，系統必須遵循當地的勞動法規與稅務規範，避免企業因不合規而遭受罰款或法律風險。透過人資系統，使得HR夥伴能夠隨時隨地獲取和更新員工資訊，從而更即時地回應員工的需求和問題，同時也增強了企業與員工之間的溝通和互動。
4. 擴充與升級便利性：支援組織成長與未來需求
隨著企業的發展，業務需求可能會發生變化，因此所選擇的人資系統必須具備良好的擴展性。系統應該能夠靈活適應組織的成長，無論是員工數量的增加，還是新的業務需求。此外，系統是否支持API串接，能夠與其他業務系統無縫對接，也是擴展性的一個重要指標。這樣，當企業的需求進一步擴大時，系統便能夠輕鬆應對，不需要重新選擇或過多修改。
5. 價格與維護成本：預算掌控，降低長期開支
在選擇人資系統時，價格是企業決策中不可忽視的一個因素。不同的系統提供不同的收費模式，有些是按員工數量計費，有些則是按功能模塊收費。因此，在選擇系統之前，企業需要清楚了解系統的收費方式，並進行預算規劃。同時，除了初期的購買費用外，後續的維護費用也是一個長期的開銷，這需要納入考量，確保系統在長期使用過程中的總體成本不會超出預期。
選擇合適的人資系統是一個綜合性的決策，涉及到效率提升、法規遵循、成本控制等多個層面。只有全面考慮自動化、使用便利性、系統安全性、擴展性以及價格與維護成本，企業才能選擇到一個最符合需求的人資系統，從而更好地支援業務發展與員工管理。
大公司 vs 小公司：人資系統需求的差異與選擇攻略
在人資系統的選擇上，不同規模的企業會有不同的需求。中小型企業和中大型企業在人資系統的功能需求上存在顯著差異。了解這些差異，有助於企業選擇最適合的系統，提升運營效率。
中小型企業人資系統：聚焦基本功能與成本效益
對於中小型企業來說，選擇人資系統的主要目的是簡化人事管理、提升效率，且需求較為基本。通常這些企業會著重於以下幾個功能：
- 員工資料管理：便於集中管理員工資料，並能隨時查詢。
- 薪資計算：自動化薪資計算，減少人工計算錯誤，提升準確性。
- 考勤管理：記錄員工的出勤情況，並能自動生成考勤報表。
中大型企業人資系統：需求多元，系統需更完善
隨著企業規模的擴大，人資管理的需求也變得更加複雜。中大型企業在人資系統的選擇上，除了基本功能外，還需要具備更多進階功能來應對組織運作的複雜性。常見的需求包括：
- 組織架構管理：需要有效支持多層級的組織結構與部門管理。
- 績效評估：依據企業的績效管理體系，實現員工績效的自動化評估與管理。
- 培訓與發展：能夠提供員工培訓、發展計劃的管理，並追蹤員工的職業成長。
總體來看，中小型企業在人資系統的需求較為簡單，選擇時以易用性和成本效益為主；而中大型企業則需要更為全面與高效的功能，來支持複雜的組織運作。在選擇合適的系統時，企業應根據自身規模和需求，選擇最適合的解決方案，確保人資系統能夠有效提升管理效率、減少人工錯誤，並支援未來的擴展與發展。
人資系統比較表：MAYOHR人資系統 vs. 其他廠商，哪家最適合你？
我們以 MAYOHR人資系統 作為主要評比對象，並與其他兩家市面上常見的人資系統進行使用者體驗、整合性與擴展性、數據安全性、信譽及穩定性與系統維護成本的全方面比較，整理出關鍵優勢與特色，幫助企業快速找到最符合需求的解決方案。
| 比較點 | MAYOHR 人資系統 | A牌雲端系統 | B牌地端系統 |
| 使用者體驗 | 介面直觀、操作簡單易懂，能夠輕鬆上手 | 介面漂亮但功能相對少，適用於小型公司 | 介面較為複雜不靈活，上手難度較高 |
| 整合性與擴展性 | 二個版本，可滿足3至上萬人需求 | 單一版本，或不支持集團性的成本中心架構 | 多為封閉式系統，升級與整合的成本高 |
| 數據安全性 | 微軟Azure及SSL加密，ISO27001認證 | 部分功能串接通訊工具，使用Google GCP | 本地設備或易存在安全漏洞與數據丟失風險 |
| 信譽及穩定性 | 微軟、Oracle台灣首家人資系統合作夥伴 | 依託第三方的應用程式，或易被綁架 | 買斷後續較少保障，或可能導致技術滯後 |
| 系統維護成本 | 雲端特質無維護人力與設備折舊換新問題 | 雲端特質無維護人力與設備折舊換新問題 | 更新和維護或需要IT在本地設備上進行 |
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不同人資系統在薪資計算、考勤管理、自動化程度、行動化應用、客製化彈性等方面也有所差異，因此企業在選擇時，應根據自身的規模、產業特性與管理需求，綜合評估各系統的適用性，以確保能真正提升 HR 工作效率與管理品質。
MAYOHR人資系統協助超過1,500家企業數位轉型，實現更安全的運營、更高效的管理，陪伴企業達成跨國管理、IPO、人員成長2.5至3倍、提升90%人事行政效率等。不僅如此，MAYOHR更與微軟、Oracle NetSuite策略結盟，成為雙方各自在台灣的首家SaaS人資系統推薦的合作夥伴。
無論是中小型企業或集團企業，Apollo雲端人資系統都能有效提升作業效率，讓人事管理變得更加輕鬆！
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