人資系統的存在，是為了讓人資夥伴、管理階層，可以專注在人力資源策略的發展上，而非考勤、簽核、計薪等大量繁瑣的人事管理行政上，並協助公司管理企業風險（People Risk），避免不必要的罰金、營運成本、人事風險，提升企業競爭力，達到永續經營的目標。
人資系統的角色在於讓人資夥伴和管理階層專注於人才佈局策略，而不是被繁瑣的行政事務困擾。透過協助公司管理人事風險，避免罰金、營運成本的不必要支出，人資系統提升了企業競爭力，更實現了永續經營的目標。但人資系統該怎麼選？選購人資系統前需要評估那些因素？一篇解析人資系統和核心功能與需求，並通過人資系統比較表看各大系統的差異，幫助你找到最適合的解決方案。
人資系統有哪些功能？選對人資系統的關鍵：必備3 大核心功能
人資系統 HRMS 是指人力資源管理系統（Human Resource Management System），是一種通過軟體開發和建置來協助企業或組織進行人力資源管理的工具，具體能幫助企業或組織管理員工資料、招募、薪酬、績效評估、培訓發展等相關流程和工作，如果要進行人資系統的評價和選擇，建議可以從以下需求和功能下手。
一般來說人資系統HRMS至少能分為人事管理、人才發展、企業福利等 3 大關鍵核心。
01
人事管理系統02
人才發展系統03
企業福利系統人事管理系統（HRM，Human Resource Management）
- 遵照勞基法令：協助公司規章在勞資上的合規，包括一例一休、變形工時、加班工時、加班費等政策。
- 資安與個資隱私：確保人事資料不外洩，避免觸犯《個資保護法》，通常要具備 WAF 應用防火牆、DR 多地備份、TDE 透明資料加密等功能。
- 人員資料管理：包括員工報到、員工基本資料、職務經歷、工作表現等。
- 薪資管理：包括薪酬核算、薪資調整、獎懲發放、電子薪資單等。 員工自助服務：包括員工自主申請請假、查詢薪資、績效等相關資訊。
人才發展系統（HRD，Human Resource Development）
- 績效管理：包括目標設定、績效評估、績效報告等。
- 企業學習：包括證照管理、學習資源整合、學習歷程分析等。
- 職涯發展：包括培訓計劃、職涯發展評估、培訓成效評估等。
- 招募管理：包括職缺發布、招募流程管理、面試評估、人才資料庫等。
企業福利系統（Employee Benefit Platform）
- 特約商店：包含企業特約、員工優惠、電子票證等。
- 三節福利：包含自選客制三節好禮、員工津貼等
- 電子票券：包含大型超市、百貨公司等票券。
依需求找到合適的人資系統：提升企業效率的最佳選擇
完整的人資系統（HRMS）可以有效提升管理效率，減少人工處理時間和成本，並有助於強化員工體驗。特別是當企業規模擴大，人力資源管理的需求變得日益複雜時，運用人資系統可以降低以及管理企業營運潛在的風險。而企業福利系統則通常適用於 50 人以上的公司，這是因為台灣政策規定，當企業員工人數超過 50 人，必須成立福利委員會，並依法提撥福利金來保障員工福利。
此外，人才發展系統（HRD）更適合 200 人以上規模的企業，主要用於管理繼任計劃及關鍵人員的風險，幫助公司建立健全的接班人制度，確保組織的長期穩定發展。更多 HRM 跟 HRD 的差異可以參考這篇文章：5分鐘認識HRM／HRD系統，提高作業效率、降低人事管理成本
選擇雲端人資系統的好處有哪些？為何現代企業都選擇它？
一般來說，雲端人資系統是指將人資系統部署在雲端平台上，企業或組織能夠透過瀏覽器 Web 或手機 App 等裝置，讓員工們可以遠端自助完成人事行政作業，主要協助解決人事管理工作，如打卡、排班。這類系統主要協助解決繁瑣的人事管理工作，如考勤管理、薪資計算，HR夥伴也因此能大幅節省時間和精力，尤其在處理考勤和薪資計算方面。
由於雲端人資系統具有高度的靈活性，它能夠即時適應法令變更、排班調整、考勤規則的修訂，並能安全儲存和管理資料，因此也被稱為人事管理系統、打卡系統、人薪系統等。這些彈性的操作與即時變更能力是許多企業選擇雲端架構的主要原因，因其能有效處理法規的變化、複雜的排班和計薪規則，同時提供安全的數據保護環境，這也是推薦雲端人資系統的關鍵主因。
一個純粹的雲端架構系統通常具有自動更新、參數彈性、頂配資安等三個優勢。以下是純雲端系統架構的主要優勢：
雲端人資系統的優勢解析：雲端人資系統推薦的５大理由
1.應對嚴格的勞動檢查與變動的勞基法
勞動法規經常變動，企業需要一個能夠實時更新並自動升級的人資系統來應對。雲端人資系統具備自動更新功能，能確保系統始終符合最新法規，減少因政策變更而導致的違規風險。
2.讓HR部門能獨立運作，減少跨部門溝通負擔
雲端人資系統操作簡便，HR部門能夠自主完成大部分人事管理工作，無需頻繁依賴IT部門。這不僅降低了內部溝通與客製化需求的成本，還能縮短系統上線和調整的時間。
3.應對組織高成長與人員變動的需求
隨著公司規模擴大，雲端人資系統能靈活應對組織人數的增長，且不需額外擴充設備或重新安裝系統，為高成長型企業提供強大的擴展性。
4.打造頂級資安環境，不額外負擔硬體和維護成本
如果您希望提升企業的數據安全，打造頂級的資安環境，但又不想投入過多資源購買硬體設備或聘請資安專家人員協助維運系統。雲端人資系統是理想的選擇。它提供安全的數據加密與資安保護，並由專業團隊維護，讓企業省去基礎設施負擔。
5.支持多據點管理，處理複雜班別與薪資
若企業在不同地區設有多個辦公室、門市或廠房，且涉及多樣化的班別、複雜的薪資結算規則，雲端人資系統可輕鬆整合這些需求。雲端人資系統支援在一個平台上統一管理各據點的員工出勤、排班與薪資。
若對雲端人資系統與地端人資系統比較，可以參考這篇： HR系統比較｜傳統作業、雲端系統差在哪？一篇瞭解HR人資系統功能
人資系統比較表：掌握5大選購關鍵，選擇最適合的人資系統
針對不同企業需求，人資系統的選擇應考慮多方面因素。以下五大選購關鍵將幫助您在選擇人資系統時做出更明智的決策：
1.系統的擴充與升級便利性
購買系統首先考慮到當前的使用情境和未來的企業成長，如果企業成長快速需要增購模組甚至撤換系統，這些對於資源都是極大的浪費，所以我們會建議系統一定要能滿足不同企業規模的彈性，而且能自定義使用的功能參數。
2.資安防護和數據獨立性
一定要能擁有國際級的資安認證和設備，比如 ISO27001、WAF 網站應用程式防火牆、TDE 透明資料加密、DR多地跨區備份與災難復原，且數據的串接和使用上要確保數據的隔離，雖說串接 LINE、WeChat 等通訊工具很便利，但這樣的做法等於為資安攻擊開了一道門。
3.資料導入的便利
系統在導入上往往需要一段時間，因為人事資料是不斷變動且直接關聯企業財務的重要數據，所以在導入上需要足夠便利，並能即時反應真實的組織情況。
4.員工的自助程度
為了絕大程度地減少人資夥伴花在人事行政的工作時間，人資系統應該要能讓 90% 的使用情境下都不需要 HR 介入，比如請假、考勤、補卡、加班申請、查詢剩餘假別和公司管理規章等，讓員工和直屬主管就能自助解決。
5.HR服務的全面性
除減少人事管理及行政作業時間成本外，完整的人資系統建置，應該包括人事管理、人才發展、企業福利等 3 大核心。
選擇最佳人資系統： Apollo 雲端人資系統與市面兩大系統評比
基於以上 5 大選購重點，我們以 MAYOHR 的 Apollo 人資系統作為主要評比對象，並列舉了其他 2 家市面上的人資系統來做比較表供採購的參考：
| 比較方向 | Apollo 人資系統 | A牌 人資系統 |
B牌 人資系統 |
| 系統擴充與升級便利性 | 擁有兩大版本，可滿足3人至上萬人的跨國團性企業需求，且擁有HRD人才發展系統 | 單一版本，能滿足中小型企業的組織規模 |
傳統地端服務轉型，使用後，若要遷移資料較費時較長 |
| 資安防護和數據獨立性 |
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| 資料導入的便利 | 自助利用系統導入精靈工具，透過流程式帶領HR建立組織架構、考勤、薪資資料 | HR需要在系統上依照各模組進行資料上傳 | HR需要將資料打包，提供給廠商進行導入，通常需要多人操作協助 |
| 員工的自助程度 | APP介面簡潔，同時可滿足多種考勤假別、排班、計算薪資等功能 | 除第三方通訊工具外，多為有RWD操作畫面 | 前端介面或需要EIP或BPM系統申請表單 |
| HR服務的全面性 | 提供完整人資解決方案，有STAYFUN員工福利平台、人事薪資外包服務，打造職場生態圈 | 除人事管理服務外，較多為辦公室應用服務，擁有HRM和CRM系統，主打第三方服務整合，如行事曆、訊息等功能。 | 提供各式各樣的方案服務，產品線圍繞各個職能部門，人事系統非為主力產品 |
MAYOHR 雲端人資系統以雲端技術，弭平企業資源的不平等，使所有公司不受規模、地域、法令等限制，皆能享有《財富》世界500強等級的系統功能和服務，守護企業遠離風險。
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MAYOHR 榮獲「企業人資管理系統、人資發展系統（Enterprise HRM & HRD）類別」票選第一名。Apollo雲端人事管理系統提供了全面的功能模組，包括人事管理、打卡考勤、排班以及薪資處理等，實現全方位的自動化管理。
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