人資系統怎麼選？為什麼人事管理系統那麼重要？隨著網路技術的精進，越來越多人資部門會尋求雲端人資系統方案，取代傳統的紙本作業，來提升工作效率、或是替換掉原本老舊、無法即時更新的系統。若你想擁有介面清晰簡單、功能完善，又能降低工作負擔的人資系統，那你一定要知道如何挑選。本篇文章為你解析目前企業遇到的人事管理問題，並介紹5個人資系統挑選重點及人力資源系統推薦，幫助你快速找到合適的人資系統。
為什麼需要人資系統？盤點6大常見人資數位化挑戰
數位化轉型已成為現今的趨勢，也是 HR 不得不面對的挑戰。以下是人資在數位轉型過程中常見的 6 大問題：
1. 合規管理：避免因法規疏忽導致違規
人事管理牽涉到的法規條例包羅萬象，從勞動基準法到全民健康保險法、就業服務法等等都是必須留意的內容，面對人事的問題如不了解相關規範，可能一不小心誤觸法條，特別是若企業有排班需求，但並非由人資負責，而是讓員工或店長進行排班時，更容易因不了解而違反法規。使用人事管理系統，能確保遵循法規並自動更新，符合勞檢規範，讓企業安心進行日常管理。
2. 系統擴展性：應對人員擴增的挑戰
隨著企業規模的擴大，老舊的系統設計，在面對組織人員擴增時，可能會產生系統無法負荷或無法即時處理大量資訊的狀況，需要倚賴人工作業彌補缺失。引入與時俱進的人事管理系統能有效提升人員管理效率，確保人資系統在面對人員擴增時保持穩定運行。
3. 遠距管理：支援數位化工作模式
當公司開始追求數位化工作模式，在推行數位化和遠距工作模式時，傳統的打卡方式無法滿足需求。例如：採取遠距辦公時，過往的門禁打卡或打卡鐘無法管理居家上班人員。此時現代化的人事管理系統，可以透過行動化管理機制，讓員工在家也能輕鬆打卡，並完善保存出勤資料。
4. 資安防護：保護員工個資，維護資訊安全
人事管理系統存有員工的敏感個資，如生日、身份證號、聯絡資訊、薪資等，這些數據應受到嚴格保護，以防遭到不當使用。人資部門需在引入系統時確保符合資安標準，避免資料外洩風險。
5. 多分店管理：分權與整合的平衡
對於擁有多門店或分公司的企業，需確保資訊同步並實現分權管理，特別是當企業有併購計劃時，面對組織整合和人員管理的需求更為複雜。功能完善的人事管理系統能協助企業實現多地管理與靈活分權。
6. 自助服務：提升員工體驗，簡化申請流程
傳統的紙本作業流程繁瑣，增加了人資和員工的工作負擔。對於員工來說多張申請單、多層級送簽也是相當麻煩又耗時。現代人事管理系統提供行動化的自助服務，例如打卡、請假、排班、簽核等功能，使員工能在手機上簡便操作，尤其是使簡潔好操作的介面，進一步提升員工體驗。
人力資源系統如何挑選？選擇人資系統的五項關鍵要素
選擇人資系統的關鍵，除了要考量系統與設備管理的難易外，根據訪問人資們的經驗，法規是否有同步更新、是否支援跨組織/團隊的彈性管理及系統商的服務水準等，都是挑選人資系統的關鍵，若你正為採購人資系統而感到煩惱，以下5個挑選人資系統的關鍵要點提供你參考，幫助你挑選到合適的人資系統。
人資系統挑選關鍵1：介面設計及系統操作是否容易上手
使用人資系統的目的就是要降低人工作業、改善作業流程，並提升做事效率，因此介面簡單不複雜，操作直覺化的系統相當重要。擁有簡易的系統介面不僅能夠縮短人員對系統的摸索期，也能幫助人資及公司員工快速好上手。
人資系統挑選關鍵2：功能齊全度
不同企業面臨的人事問題可能大不相同，如果挑選的人資系統功能不齊全，企業就必須不斷投入成本，更糟糕的是想透過付出金錢來新增功能，也許還沒有辦法完全符合需求。因此人資系統功能是否完善、持續優化並依法令即時更新都是評估的關鍵。完備的人資系統需包含打卡、排班、請假、簽核、結薪等功能，並彈性設定各角色功能權限，滿足各種管理需求（比方說許多企業會由店長管理出缺勤、總部人資管理薪資事宜）。
人資系統挑選關鍵3：是否支援法規自動更新
法規會隨著時間而有所調整更新，如今年（2022年）基本工資調整，員工的勞保、健保、勞役退投保（提繳）級距分級表也須配合調整，不同國家的勞動法令也不同，若人資系統的雲端服務符合多國當地的法令，且快速的更新，不僅可以讓人資部門事半功倍，也能讓跨國集團減少管理上的斷層。
人資系統挑選關鍵4：能否降低維運成本
企業內部若已有許多的設備需要管理，要再負擔人資系統維護，在時間與人力成本上會相當有壓力。因此在挑選系統時，設備管理的難易度、每年優化維運及依法更新參數的成本，建議需納入評估條件內。若你不想購入硬體設備，可以考慮雲端人資系統服務，主打訂閱模式，僅需要支付每年的訂閱費用，主機伺服器交由大廠直接代管，透過經認證的廠商，可以降低資安風險，解決企業系統維護的成本問題。
（深入瞭解傳統安裝版與雲端人資服務的比較，請參考：雲端人資系統評估 怎麼做？傳統作業、雲端系統差在哪？）
人資系統挑選關鍵5：系統整合性
在購買人資系統前，企業可能已有部屬其它系統，像是ERP、BPM、財務系統，因此新採購的人資系統是否能與現有的系統進行快速整合、資料介接是否完整，也成為在購買人資系統的關鍵之一，人資需關注的幾個重點包含：人資系統出勤功能，是否能整合公司現有門禁打卡設備；人資系統是否能導入其他管理流程系統。人資系統掌握關鍵的組織人事資料和重要的薪資資料，與其他系統整合不僅能夠降低和各部門溝通的成本，也不會浪費既有的公司資源。
人力資源系統推薦｜MAYOHR 雲端人資系統－操作簡易好上
相信透過以上介紹，你一定對於如何挑選人資系統有相當概念，但可能還是不確定哪一個解決方案是最好的，推薦你 MAYOHR 雲端人資系統，不僅有專屬顧問及客戶成功團隊協助客戶，幫你重新檢視流程與制度，優化重複性、複雜度高的作業流程，也為你建立標準規範，更落實溝通管道，讓資訊即時公布減少傳遞的錯誤。
從系統層面來看，MAYOHR 人資系統實現線上請假及簽核，系統自動優化結算流程，過去有餐飲業者更換已不堪使用的老舊系統，導入 MAYOHR 後，改善員工出勤及結算薪資流程，節省人資非常多的工時，擺脫長久以來的困擾。
此外，無論是中小企業或大型企業，系統皆能透過彈性分權等機制，符合個別需求，無論是希望各分店的人事資料確認、出勤核算、薪資發放，全權由總部統一管理，或是由各門店管理者各自管理但總部擁有資料控管的權力，兩種管理方式都沒問題。
MAYOHR 也會持續提升資安防護，防止系統資料外洩。更重要的是系統能持續隨勞基法更新，確保符合勞檢規範，不需擔心法規遺漏問題，挑選人資系統首選 MAYOHR 雲端人資系統，功能齊全提升人資效率！
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