什麼是人才資料庫？為什麼企業需要它？
人才資料庫 (Talent Pool) ，就像一個強大的搜尋引擎，儲存了大量的潛在人才資料。企業通過人才資料庫，不僅能進一步紀錄和分析現有人才狀況，還能以此為基礎進行組織佈局和人才發展培訓。
無論是招募新人才還是盤點內部員工，人才資料庫都是不可或缺的工具。它不僅有助於吸引合適的人才，還能在內部課程規劃中，幫助HR夥伴掌握員工的現況與需求，從而提升培訓課程的實用性。
從解析人才資料庫的定義開始，了解建議人才資料庫對企業的四大關鍵好處，以及如何建立人才資料庫並透過優化招募管理的系統，讓你快速掌握人才資料庫與招募管理之間的重要關係。
人才資料庫(Talent Pool)是什麼？盤點2大人才庫種類
人才資料庫，也被稱為 Talent Pool，是指整理了所有現任員工及潛在員工資料的庫存。這些資料可能來自就業博覽會、徵才活動、員工內推、面試後備取的求職者、婉拒職缺的求職者，以及已離職的員工等。人才資料庫為企業在未來的人才管理和利用提供了寶貴的資源。
從應用層面來看，人才資料庫可分為兩大類型：「招募」和「人才盤點」。
- 招募人才資料庫：
- 這類資料庫包含所有過去接洽過的求職者資料。在當下或未來有相關職缺時，企業可以通過這個資料庫聯繫合適人選，從而節省人力銀行或其他管道尋找人才的成本。
- 人才盤點資料庫：
- 也為招募人才資料庫，主要透過測評、績效、學習衡量所保留的資料，分析公司每位同仁在組織發展的狀況，未來面對組織調整、跨部門專案與接班人計劃時，都能有所依循。
建立人才資料庫的四大好處
人才資料庫不僅可以幫助企業在招募人才時更快找到合適的人選，也能讓人資快速盤點企業內部員工的資歷與職能，並加以分析作人才佈局。以下介紹4個建立人才庫的好處，幫助你更了解人才資料庫。
人才資料庫優勢1：企業能夠主動招募員工
有別於以往被動的招募形式，人才資料庫可以協助HR夥伴搜尋曾面試過，且有潛力的人才來重新面試。這樣的人才對於企業已有相當認識，可以快速找到合適的人選，避免被動等待履歷投遞。例如：曾經投遞行銷類職缺的求職者，在面試時發現他更適合人資相關工作。在未來公司有人資職缺時，便能從人才資料庫中找到該人才再次進行面試。
因此擁有人才資料庫，更能快速鎖定求職者，不必再被動地等待求職者投遞履歷，主動出擊找到合適的人才，也可以即時減少人力缺口對於公司運作上的影響。
人才資料庫優勢2：彙整所有渠道人才資料，加快人資作業效率
網路世代的發展下，招募平台相當多元，例如：1111人力銀行、104人力銀行、Facebook、Instagram、LinkedIn等，然而多種管道雖然能增加曝光度，但對於HR 夥伴而言較不易管理。因此擁有人才資料庫，可以在各渠道放上招募入口網站、統一蒐集人才資訊，彙整到人才資料庫當中，方便保存以及日後能夠快速找到所有人才資料，加快人資作業效率。
人才資料庫優勢3：利於經營雇主品牌
根據統計數據顯示，當企業重新接洽過去未錄取的求職者，求職者也會有願意再次面試。而人才資料庫存取過去到現在完整的面試者資料，清楚掌握所有細節，包含：履歷、當時的招募情形、人才的特點等等，從理解求職者的角度為出發點，持續傳遞優良的品牌形象，能有助於提升企業好感度。
人才資料庫優勢4：規劃完善的招募與培訓方向
內部人才資料庫包含已經就職的員工資料，透過人才庫可以盤點各部門人才現況，如有組織調整或跨部門專案需求時，能夠快速進行佈局。同時，幫助HR夥伴在培訓規劃上更容易找到方向；讓主管在績效考評時，更快速掌握下屬狀況，也能安排妥善的接班人計劃。
如何建構企業人才資料庫？從2個類型的人才庫建立開始
從上述可以得知，人才資料庫對企業而言有許多優勢，例如：人才招募、內部人才盤點、組織發展等，但人才資料庫該如何建立呢？又要如何透過系統化方式幫助招募管理？以下介紹兩種不同的人才資料庫類型，幫助你從系統化方式優化招募管理：
人才庫建立類型1：影音人才資料庫
隨著Z世代進入職場和網路社群的發達，為了解決招募效率低落的問題，有別以往傳統的面試流程、履歷方式，有越來越多企業開始進行錄影面試，或是要求職者提供影音履歷。使用影音的方式，可以觀察求職者談吐、臨場反應、是否具有親和力。
而和實體面試相比，不須協調多位面試官與求職者時間，可採取非同步方式，分別依個人時間完成錄製、審核，加快流程進行，更能藉由相關面試系統分析求職者的狀態，作為後續評估的依據。
人才庫建立類型2：測評人才資料庫
透過職能測評可以多維度的對員工進行人格分析，洞悉人才在執行工作時是否具備所需的關鍵特質、行為及能力，讓員工知道自己的優缺點，並為管理者提供客觀可靠的評估報告，全面了解員工職能強弱項，藉此為企業獲得更匹配崗位的人才，提升個人與團隊的工作成效。
