Buổi sáng là thời điểm quyết định kế hoạch trong một ngày, và công việc của một ngày thường bắt đầu vào khoảnh khắc chấm công vào làm. Cách chấm công truyền thống không chỉ phức tạp về mặt quy trình, mà còn tiêu tốn thời gian và bất tiện trong việc thống kê vắng mặt, trở thành một vấn đề đau đầu với các chủ quản và HR. Một hệ thống chấm công thuận tiện không chỉ quản lý hồ sơ vắng mặt một cách chuẩn xác, mà còn giúp tính lương và tiền làm thêm giờ, đem lại nguồn ích lợi lớn cho người phụ trách. Bởi lý do đó mà ngày càng có nhiều đơn vị sử dụng “Hệ thống chấm công trực tuyến” để nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là cái nhìn tiệm cận hơn về 4 lợi ích của việc sử dụng hệ thống chấm công trên nền tảng đám mây cho phép bạn quản lý việc vắng mặt và tiền lương của nhân viên một cách dễ dàng như thế nào.

Vì sao hệ thống chấm công trực tuyến được ưa chuộng bởi doanh nghiệp?

Là một phần trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, hệ thống chấm công được sử dụng rộng rãi vì nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo tuân thủ, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Ví dụ:

• Tuân thủ các quy định về lao động: Theo Luật Tiêu chuẩn lao động, công ty phải ghi chép thời giờ làm việc, chấm công và nghỉ ngơi của người lao động. Hệ thống chấm công có thể giúp các công ty đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định có liên quan, đồng thời giảm thiểu rủi ro về luật lao động.

• Tăng cường quản lý hiệu quả nhân lực: Hệ thống chấm công có thể cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu về thời gian làm việc chính xác hơn, giúp ích cho việc quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Độ chính xác của hồ sơ chấm công: Hệ thống chấm công có thể cung cấp hồ sơ chấm công chính xác và tránh các sai sót do ghi chép thủ công, điều này rất quan trọng để tính lương, phúc lợi và các vấn đề liên quan khác.

• Tăng hiệu quả: Sử dụng hệ thống chấm công giúp tiết kiệm thời gian vì nó tự động ghi lại thời gian điểm danh vào và ra của nhân viên, giảm nhu cầu quản lý chấm công theo cách thủ công để nhân sự có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác mang tính chiến lược hơn.

• Quản lý và giám sát nhân viên: Hệ thống chấm công có thể cung cấp dữ liệu chấm công theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp giám sát tốt hơn tình trạng làm việc của nhân viên, đồng thời giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Việc ứng dụng rộng rãi hệ thống chấm công trực tuyến không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật mà còn tạo ra môi trường quản trị nhân sự kỹ thuật số, minh bạch và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của người lao động.

Làm thế nào để chọn một hệ thống chấm công?

Trước khi lựa chọn hệ thống chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn cần hiểu rằng đây không chỉ là sự lựa chọn về công nghệ mà còn là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến việc quản lý nhân viên và hoạt động của công ty. Dưới đây là một số yếu tố chính cần xem xét khi lựa chọn hệ thống châm công trực tuyến:

Trước hết, việc tiến hành phân tích nhu cầu là rất quan trọng. Chúng ta cần hiểu biết sâu sắc về quy mô công ty, đặc điểm của ngành, yêu cầu của nội quy lao động và cách làm việc của nhân viên. Điều này sẽ giúp xác định các tính năng cần thiết cho hệ thống chấm công để đáp ứng nhu cầu quản lý thực tế của công ty. Thứ hai, tập trung vào chức năng và tích hợp. Chọn một hệ thống chấm công có các tính năng cơ bản mạnh mẽ, chẳng hạn như chấm công, quản lý lịch trình, v.v. Đồng thời, nó có thể được tích hợp liền mạch vào cơ sở hạ tầng CNTT hiện có để đảm bảo việc truyền dữ liệu suôn sẻ. Tất nhiên, nó cũng cần phải thân thiện với người dùng, giao diện người dùng trực quan và dễ hiểu sẽ giảm chi phí đào tạo, tăng sự chấp nhận của nhân viên và quản lý, đồng thời đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.

Tuy nhiên, trong bối cảnh vấn đề nhạy cảm dữ liệu ngày càng được quan tâm hiện nay thì bảo mật dữ liệu là một mắt xích không thể bỏ qua. Việc đảm bảo rằng các nhà cung cấp có sẵn các biện pháp an ninh thích hợp và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn phù hợp có thể giúp giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn. Cuối cùng, hiệu quả chi phí và hỗ trợ sau bán cũng cần được tính đến. Đánh giá toàn diện chi phí tổng thể của hệ thống chấm công, bao gồm chi phí cấp phép, triển khai và bảo trì phần mềm. Đồng thời, đảm bảo nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng cao, đảm bảo tính ổn định và cải tiến liên tục chức năng của hệ thống.

Trong số nhiều lựa chọn, không chỉ cần xem xét các yếu tố kỹ thuật mà còn phải tính đến nhu cầu phát triển lâu dài của công ty để đảm bảo rằng hệ thống chấm công đã chọn không chỉ đáp ứng được nhu cầu hiện tại mà còn phù hợp với tương lai chuyển đổi số và phát triển quản lý nguồn nhân lực của công ty.

4 lợi ích của việc chấm công trực tuyến

• Ưu điểm 1: Tích hợp nhanh hồ sơ vắng mặt 

Nếu bạn sử dụng hệ thống chấm công trên đám mây, cho dù đó là thời gian bấm giờ vào và ra, ghi chép đến muộn và tan làm sớm, hay phê duyệt đơn nghỉ phép, miễn là bạn mở hệ thống, tất cả thông tin sẽ rõ ràng ngay lập tức, từ đó có thể cải thiện đáng kể hiệu quả xử lý nhân sự.

• Ưu điểm 2 của hệ thống chấm công: Xác nhận ngay lập tức việc chấm công của nhân viên. 

 Khi sử dụng hệ thống chấm công trên nền tảng đám mây, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy dữ liệu chấm công bất thường và xác nhận quá trình xử lý theo thời gian thực, từ đó giảm các yếu tố có thể khiến công ty thiếu nhân lực, chẳng hạn như thay đổi ca làm, đến muộn và tăng ca dịp lễ.

• Ưu điểm 3 của hệ thống chấm công: Nó đảm bảo tuân thủ Luật Lao động và cải thiện việc bảo quản dữ liệu. 

Việc sử dụng hệ thống chấm công trên nền tảng đám mây có thể đảm bảo tuân thủ luật Lao động. Đồng thời, dữ liệu nhân viên được lưu trữ trên nền tảng đám mây nên không cần lo lắng về việc mất dữ liệu trong trường hợp người quản lý từ chức/nghỉ hưu hoặc thay thế thiết bị.

• Ưu điểm 4 của hệ thống chấm công: Ký duyệt và quyết toán lương nhanh chóng. 

 Việc kết hợp lập lịch, vắng mặt, nghỉ phép và các hệ thống khác trên cùng một nền tảng có thể tiết kiệm thời gian qua lại khi ký văn bản. Đối với nhân sự, rất thuận tiện khi đếm nhanh số giờ vắng mặt của nhân viên và tính lương tháng hiện tại dựa trên số liệu này. Đối với đồng nghiệp, họ cũng có thể tự mình kiểm tra tiến độ đăng ký biểu mẫu, kiểm tra giờ làm việc và lương của mình từ hệ thống.

Tận dụng tốt ứng dụng chấm công trực tuyến để tạo trải nghiệm quản lý số mới cho nhân sự của tổ chức.

Lấy MAYOHR làm ví dụ, có rất nhiều chức năng tiện lợi như: nhắc nhở thân thiện chấm công vào làm và tan làm, bạn cũng có thể đăng ký quên chấm công trực tiếp từ AP và số ngày phép còn lại cũng sẽ được hiển thị khi bạn xin nghỉ phép. Ngoài ứng dụng làm thủ tục trực tuyến, MAYOHR còn cung cấp một số dịch vụ khác để đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng khác nhau và 4 dịch vụ chính sau đây sẽ được giới thiệu tới bạn:

1. Phương thức chấm công đa dạng 

 Để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của các ngành công nghiệp khác nhau, hệ thống MAYOHR hỗ trợ nhiều hình thức chấm công đa dạng 

• Chức năng định vị GPS trên điện thoại di động: phù hợp cho nhân viên văn phòng và nhân viên kinh doanh tại hiện trường, để nhân viên không còn bị giới hạn trong văn phòng và có thể bấm giờ trơn tru khi ra ngoài.

• Chấm công nhận diện gương mặt: Các doanh nghiệp có cơ sở nhiều cửa hàng, chẳng hạn như các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ hoặc ngành ăn uống, sẽ chọn lắp đặt máy chấm công nhận diện gương mặt để đảm bảo nhân viên đến đúng giờ đã định và tránh điểm danh thay cho người khác. Ngoài ra, các doanh nghiệp thuộc ngành nghề truyền thống hoặc có nhiều nhân viên cấp cao hơn cũng sẽ lựa chọn sử dụng hình thức này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho những nhân viên chưa quen với sản phẩm 3C có thể chấm công dễ dàng.

• Điểm danh bằng mã QR: Nếu bạn cần di chuyển đến và đi từ nhiều địa điểm làm việc hoặc đội giám dát tuần tra tại nhiều điểm, bạn có thể sử dụng điểm danh bằng mã QR để ghi lại thời gian tại nhiều địa điểm khác nhau; Quản lý sự kiện ngắn hạn cũng phù hợp để thiết lập đăng ký mã QR duy nhất cho mỗi sự kiện.

• Chấm công bằng IP Web: Cho phép nhân viên đến văn phòng và kết nối với WIFI của công ty trước khi bấm giờ vào để đảm bảo rằng nhân viên thực sự có mặt tại nơi làm việc của họ.

2. Cung cấp dịch vụ tự phục vụ tùy theo chức danh

Cho dù đó là nhân viên, người giám sát hay chủ quản, MAYOHR có khả năng phù hợp với mọi vai trò: 

 • Nhân viên: Bạn có thể kiểm tra thông báo của công ty trên hệ thống và hoàn tất việc chấm công vào, ra bằng điện thoại di động. Ngoài ra, thông qua lịch làm việc trên điện thoại di động, có thể phát hiện ngay tình trạng chấm công bất thường, phiếu lương sẽ tự động được nhập vào hệ thống khi trả lương và hồ sơ lương có thể được lưu giữ chính xác.

• Sau khi sử dụng hệ thống MAYOHR, bạn có thể trực tiếp sắp xếp ca làm việc trên hệ thống, kể cả khi người đó không có mặt tại cửa hàng, bạn cũng có thể kiểm tra thông tin nhân viên vắng mặt trong ngày đầu tiên và đơn nghỉ phép của nhân viên cũng có thể được xem xét trực tiếp bằng hệ thống APP, sử dụng một số chức năng tiện lợi cho phép quản lý/giám sát cửa hàng dễ dàng nắm bắt tình hình làm việc thực tế.

• Nhân sự: Cho dù đó là sắp xếp nhân sự của từng bộ phận, các tài liệu kê khai bảo hiểm lao động và y tế có thể được sắp xếp dễ dàng và hỗ trợ các tác vụ hàng loạt, tải xuống hồ sơ, v.v., để giải quyết nhanh chóng công việc điều chỉnh bảo hiểm, bổ sung bảo hiểm, ngưng đóng bảo hiểm và các công việc khác. Ngoài ra, thông tin nhân sự được lưu trữ trên đám mây được bảo vệ theo tiêu chuẩn bảo mật thông tin quốc tế và có nhân viên dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp sẵn sàng tư vấn khi gặp sự cố.

3. Quyết toán lương đơn giản, chuyển dữ liệu vắng mặt dễ dàng

Hệ thống MAYOHR có thể tự động chuyển dữ liệu chấm công của nhân viên sang mô-đun tính lương, nhanh chóng tính lương của nhân viên sau khi trừ đi số tiền bảo hiểm lao động, y tế và gửi phiếu lương điện tử để nhân viên kiểm tra lương tháng hiện tại trên hệ thống, và khi có sự thay đổi về lương thì quá trình thay đổi sẽ được giữ lại hoàn toàn để xem lại trong tương lai. Ngoài ra, hệ thống bảng điều khiển bảng lương độc đáo của MAYOHR áp dụng thiết kế danh mục nhiều bảng lương và có thể được phân cấp, đồng thời sẽ tự động gửi thông báo đẩy trên thiết bị di động sau khi quyết toán lương để nhân viên có thể tự xem chi tiết tiền lương và nắm bắt chính xác mức lương.

4. Sao lưu và tích hợp dữ liệu nhân sự, bảo mật đám mây chỉ trong một gói dịch vụ duy nhất.

Dù là cơ cấu tổ chức, thông tin nhân sự, hồ sơ luân chuyển đều có thể tải lên đám mây lưu trữ để nhân sự và giám sát có thể truy cập bất cứ lúc nào, không cần sao lưu khi có bàn giao công việc hoặc thay thế thiết bị.

HỆ THỐNG CHẤM CÔNG TRỰC TUYẾN ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ | HỆ THỐNG NHÂN SỰ MAYOHR GIẢM GÁNH NẶNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO BẠN

MAYOHR là một trợ thủ đắc lực cho bộ phận nhân sự, có thể kiểm soát chính xác quy mô và hồ sơ của nhân viên công ty, đặc biệt là trong các ngành có nhiều chuỗi cửa hàng và chi nhánh, tỷ lệ luân chuyển cao và có thể được quản lý hợp lý thông qua hệ thống nhân sự MAYOHR. Ví dụ, người quản lý cửa hàng có thể sử dụng hệ thống để dễ dàng xem và sắp xếp nhân lực trong ngày, đồng thời hệ thống cũng sẽ nhắc nhở các quy định về sắp xếp lịch làm việc bất thường khi xếp ca để tránh vô tình vi phạm quy định. Ngoài ra, chức năng quyết toán lương chỉ bằng một cú nhấp chuột có thể giúp HR giải quyết việc tính lương phiền phức, không cần in phiếu lương vào ngày trả lương, nhân viên có thể sử dụng APP để tự tra cứu, tiết kiệm thời gian cho HR và đạt được lợi ích cắt giảm giấy tờ. Bạn muốn chuyển đổi sang nhân sự kỹ thuật số? HỆ THỐNG NHÂN SỰ DỰA TRÊN ĐÁM MÂY MAYOHR LÀ LỰA CHỌN TUYỆT VỜI CHO BẠN.