"T** vừa phải ra ngoài hít thở để không tăng xông đấy…"
Đọc tin đồng nghiệp nhắn trên Teams (ứng dụng giao tiếp nội bộ của Microsoft) mà tôi không thể…nhịn cười. Chỉ còn vài tháng nữa là đồng nghiệp của tôi lâm bồn, vậy mà khách hàng thì liên tiếp gây ra những vụ khiến chúng tôi dở khóc dở cười, âu cũng vì triển khai hệ thống phần mềm chưa bao giờ là một chủ đề dễ dàng. Còn nhớ cách đây 4 năm, tôi cũng đã chật vật thế nào để bắt đầu công việc triển khai hệ thống phần mềm này. Trong suốt 4 năm qua, gặp gỡ không ít khách hàng từ các doanh nghiệp lớn, tôi có thể cảm nhận mọi người…ngại thế nào khi phải đụng đến dự án hệ thống phần mềm, nhất là với những anh chị làm chuyên môn nhân sự, hay phát triển kinh doanh,…Nhưng xu hướng chuyển đổi số thì không thể đảo ngược, và đưa các hệ thống phần mềm vào quy trình làm việc là một trong những mục tiêu quan trọng của tất cả các doanh nghiệp.
Nhưng tại sao việc triển khai một hệ thống mới lại khó khăn như vậy?
1. Quá tải thông tin
Các phần mềm CRM, HCM, ERP,.v.v dù đã được nâng cấp giao diện đến đâu, vẫn là một hệ thống đồ sộ và phức tạp, với không chỉ tính năng, điều hướng (navigations), quy trình mới mà còn cả thuật ngữ, các khả năng ứng dụng và liên kết giữa các mô-đun. Điều này vô hình chung gây ra tình trạng quá tải thông tin, và tạo nên các trải nghiệm người dùng không mấy tốt đẹp.
2. Thiếu sự duy trì
Với tốc độ cập nhật và thay đổi của các hệ thống hiện nay (trung bình 3 lần/năm đối với các dịch vụ phần mềm SaaS) kết hợp với đồ thị lãng quên (forgetting curve), tỉ lệ gắn kết và duy trì của nhân viên với hệ thống phần mềm giảm dần theo thời gian, cùng với đó là khoảng cách giữa học tập và làm việc gia tăng. Nói cách khác, nhân viên ít đăng nhập hệ thống hơn, và chỉ dùng những tính năng rất cơ bản.
3. Đào tạo người mới
Với sự thay đổi liên tục của luân chuyển nội bộ và tuyển mới đòi hỏi việc cá nhân hóa đào tạo gia nhập tổ chức (onboarding training) và nguồn lực để hỗ trợ kỹ thuật.
4. Lực lượng lao động đa thế hệ
Mỗi thế hệ lại có mức độ nhạy bén với công nghệ khác nhau, đòi hỏi những cách tiếp cận khác nhau. Nhưng tựu chung, tất cả các tổ chức đều đối mặt với sự kháng cự từ nhân viên trước bất cứ thay đổi nào, đặc biệt là thay đổi về hệ thống/công nghệ.
5. Giới hạn nguồn lực
Dù chuyển đổi số là một trong những ưu tiên hàng đầu, các doanh nghiệp lớn nhỏ đều gặp phải khó khăn trong việc huy động nguồn lực, bao gồm nguồn lực có khả năng thực thi, vận hành cho đến hỗ trợ 24/7.
Trên đây chỉ là tóm tắt những lý do điển hình khiến cho việc đón nhận chuyển đổi số (digital adoption) trở thành một thách thức không hề nhỏ. Mọi đầu tư chuyển đổi số sẽ trở nên vô nghĩa nếu người dùng không đón nhận và tận dụng tối đa các công cụ/hệ thống. Với tư cách là một nhà cung cấp và chuyên viên triển khai hệ thống quản trị đào tạo (LMS), tôi rất đồng cảm với những nỗi đau của chuyển đổi số, đặc biệt trong công tác huấn luyện, đào tạo người dùng.
Trong bài viết tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm cũng như công cụ để quá trình đón nhận chuyển đổi số (digital adoption) được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Lưu ý: Bài viết có tham khảo các thông tin từ Cornerstone OnDemand, nhà cung cấp giải pháp Phát triển nhân tài hàng đầu thế giới.
