Ở Phần 1 của bài viết, tôi đã chia sẻ top 5 những lý do khiến cho việc tiếp nhận chuyển đổi số (digital adoption) thất bại. Theo báo cáo của Everest Group, 68% doanh nghiệp không đạt được kết quả từ việc đầu tư vào chuyển đổi số (ROI) như KỲ VỌNG.
Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả sẽ chia sẻ 3 cách để thúc đẩy việc tiếp nhận chuyển đổi số:
1. Đảm bảo sự cam kết của cấp lãnh đạo
Không phải lãnh đạo cấp cao nào cũng có nền tảng hay kiến thức kỹ thuật để hiểu về hệ thống phần mềm (cũng như cách thức triển khai), vì vậy, dự án cần nhận được sự ủng hộ cũng như khích lệ tuyệt đối từ lãnh đạo để đội ngũ triển khai tự tin đối diện với các thách thức. Đặc biệt, trong trường hợp các rủi ro xảy ra (mà thường là luôn luôn xảy ra đối với các dự án chuyển đổi số), vai trò của lãnh đạo là cực kỳ quan trọng trong việc tạo ra một môi trường an toàn để các bên cùng tìm cách giải quyết.
Lãnh đạo cũng là người đưa ra các thông điệp truyền thông nội bộ nhằm giải phóng các tư tưởng tránh né sự thay đổi (nguyên nhân gốc rễ dẫn đến lý do việc tiếp nhận chuyển đổi số gặp khó khăn).
2. Đừng kỳ vọng tìm được một trưởng dự án dày dặn kinh nghiệm
Bởi vì tính chất mới và phức tạp của các dự án chuyển đổi số, tìm được một người Quản lý dự án dày dặn kinh nghiệm là điều bất khả thi. Thông thường, nếu là người có chuyên môn (HR/Sales/Customer Service) thì sẽ ngại làm về hệ thống kỹ thuật, còn kéo PM/BA từ bên IT thì lại không hiểu về nghiệp vụ, cuối cùng, chỉ có Quản trị viên (admin) là thực sự đụng vào hệ thống (nhưng lại thiếu cái nhìn tổng quan).
Cá nhân tôi cho rằng phẩm chất quan trọng nhất của một Trưởng dự án chuyển đổi số là khả năng kiên nhẫn và học hỏi. Kiên nhẫn để làm việc với nhiều stakeholders khác nhau, còn khả năng học hỏi là để tiếp nhận khối lượng kiến thức “khổng lồ” từ các chuyên gia triển khai. Trong thời đại VUCA, nơi mà Scrum và Flexibility lên ngôi, kinh nghiệm trong quá khứ có thể trở nên vô nghĩa, hoặc trở thành một thứ cản trở; nhưng sự khiêm nhường thì luôn mang lại sự khôn ngoan.
3. Tận dụng các nền tảng/công cụ thúc đẩy tiếp nhận chuyển đổi số
Nếu ai đã từng làm triển khai hệ thống phần mềm rồi, sẽ biết một trong những công việc “nặng nhọc” nhất là làm tài liệu hướng dẫn sử dụng. Những tài liệu dài hàng trăm trang, những ngày cắt dán màn hình và làm chú thích từng li từng tí, để rồi cả Quản trị viên và người dùng cuối đều không…đụng tới, hoặc không hiểu. Đây quả thực là nỗi đau của người làm triển khai hệ thống phần mềm. Nhưng người làm triển khai…đau thì cũng không ảnh hưởng gì nhiều đều doanh nghiệp, cho đến khi tỉ lệ người dùng gắn kết với phần mềm thấp ở mức kỷ lục, các khiếu nại về “lỗi” phần mềm, hay phàn nàn về dịch vụ hỗ trợ tăng vọt.
Khái niệm Digital Adoption Platform (Nền tảng áp dụng kỹ thuật số) chỉ xuất hiện trong vòng 3 năm trở lại đây, là công cụ phần mềm tự động được xếp lớp trên ứng dụng doanh nghiệp. DAP được dùng để giới thiệu người dùng, hướng dẫn họ sử dụng ứng dụng của tổ chức, và hiểu rõ hơn về tương tác của người dùng với giao diện ứng dụng (theo Wikipedia).
Theo thống kê của Myguide (một DAP đến từ nhà Edcast, nay thuộc sở hữu của Cornerstone OnDemand), 61% là tỉ lệ thời gian GIẢM dành cho việc đào tạo sử dụng ứng dụng, 11% là tỉ lệ hiệu suất tiếp nhận ứng dụng TĂNG, và 63% là tỉ lệ tiếp nhận các cuộc gọi hỗ trợ GIẢM, sau khi doanh nghiệp sử dụng nền tảng áp dụng kỹ thuật số.
Bài viết có tham khảo báo cáo Everest Group tại đường link: 68% Of Enterprises Fail To Achieve Desired ROI On Digital Transformation, And Most Cite Change Resistance As Key Obstacle | Press Release - Everest Group (everestgrp.com)
