Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, cách thức quản lý nguồn nhân lực cũng ngày càng cải tiến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn sự khác biệt giữa hệ thống chấm công trực tuyến và phương thức điểm danh truyền thống, cũng như cách hệ thống check-in trực tuyến có thể dễ dàng cải thiện năng suất, tiết kiệm thời gian và cải thiện quy trình nhân sự, từ đó giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng và cạnh tranh hơn!
Những thách thức của phương thức điểm danh truyền thống
Trong khi các hệ thống chấm công truyền thống như đồng hồ chấm công đã được sử dụng rộng rãi trong quá khứ, giờ chúng lại đặt ra nhiều thách thức, chẳng hạn như khả năng xảy ra lỗi trong quá trình lưu trữ hồ sơ chấm công, do đó có thể dẫn đến tính toán bảng lương không chính xác. Ngoài ra, việc sử dụng tài liệu giấy có thể dễ dàng dẫn đến mất mát hoặc hư hỏng tài liệu, làm tăng sự phức tạp của việc quản lý. Có những nhược điểm khác khi sử dụng phương thức chấm công truyền thống, bao gồm:
1. Công nghệ lạc hậu: Công nghệ của đồng hồ chấm công truyền thống tương đối lỗi thời cũng như không cung cấp dữ liệu và phân tích theo thời gian thực mà các hệ thống đồng hồ trực tuyến có.
2. Vị trí bị hạn chế: Đồng hồ chấm công truyền thống thường được cố định ở các vị trí cụ thể, điều này không thuận tiện cho nhân viên làm việc từ xa hoặc đi công tác.
3. Các vấn đề môi trường: Các phương pháp chấm công truyền thống thường yêu cầu sử dụng tài liệu giấy để ghi lại quá trình đi lại của nhân viên, dẫn đến lãng phí giấy. Ngoài ra, khi một chiếc đồng hồ bị hỏng hoặc cần được thay thế, nó liên quan rất nhiều đến bảo trì và loại bỏ, đó là một gánh nặng cho môi trường.
Những yếu tố này làm cho các phương pháp đồng hồ truyền thống ngày càng không thực tế trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, thúc đẩy các doanh nghiệp tìm kiếm các giải pháp hiện đại và hiệu quả hơn.
Ưu điểm của hệ thống chấm công trực tuyến
Ưu điểm của hệ thống đục lỗ trực tuyến không chỉ thể hiện ở việc nâng cao hiệu quả quản lý mà còn bao gồm nhiều lợi ích.
1. Hệ thống giúp bạn dễ dàng làm việc hiệu quả. Nhân viên không còn bị gò bó bởi những hạn chế về thời gian và địa điểm của đồng hồ truyền thống, và có thể chấm công mọi lúc mọi nơi theo thiết lập của công ty, giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn.
2. Việc tiết kiệm thời gian do hệ thống chấm công trực tuyến mang lại cũng là những ưu điểm không thể bỏ qua. Các doanh nghiệp không còn phải xử lý các tài liệu giấy rườm rà, tính toán giờ làm việc theo cách thủ công và tự động hóa mọi thứ. Quản lý tự động này giúp các HR tiết kiệm thời gian quý báu và cho phép họ tập trung hơn vào các chiến lược nhân sự.
3. Hệ thống chấm công trực tuyến cũng có thể cải thiện toàn bộ quy trình vận hành nhân sự, đồng thời giúp HR và người vận hành dễ dàng truy cập cũng như quản lý thông tin liên quan đến nhân viên thông qua quản lý dữ liệu tập trung, đây cũng là một trợ thủ đắc lực cho việc lập kế hoạch, đào tạo và đánh giá hiệu suất nhân sự.
Đề xuất hệ thống chấm công trực tuyến trên nền tảng điện toán đám mây
Hệ thống chấm công trực tuyến đám mây MAYOHR có đa dạng các phương thức điểm danh, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời tích hợp đầy đủ các ứng dụng giúp việc quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Dưới đây là những lợi thế chính và sự khác biệt:
1. Đa dạng hình thức điểm danh
1. Đa dạng hình thức điểm danh
Để đáp ứng nhu cầu của một loạt các ngành công nghiệp, MAYOHR cung cấp nhiều cách khác nhau để điểm danh, bao gồm:
- Vị trí GPS trên ứng dụng điện thoại di động: Nó phù hợp cho nhân viên văn phòng và hiện trường, đồng thời giải phóng các hạn chế của văn phòng vật lý thông qua đăng ký định vị trực tuyến.
- Mã QR: Nó thuận tiện và hiệu quả cho các cuộc tuần tra nhiều địa điểm, hoặc các hoạt động ngắn hạn.
- Nhận diện khuôn mặt: Nó phù hợp cho các doanh nghiệp chuỗi cửa hàng, ngăn chặn hiệu quả việc điểm danh hộ và cũng phù hợp với những nhân viên không quen thuộc với các sản phẩm 3C.
- Địa chỉ IP web: Đảm bảo rằng nhân viên chấm công vào và ra khỏi văn phòng thông qua WIFI của công ty.
*Các thẻ khác chỉ có thể hỗ trợ một số ít phương pháp chấm công cố định, không linh hoạt và không thể đáp ứng các nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp khác nhau.
2. Xu hướng tự phục vụ
MAYOHR cung cấp dịch vụ tự phục vụ toàn diện theo nhu cầu của các vị trí khác nhau:
- Nhân viên: Hoàn thành đồng hồ vào và ra thông qua điện thoại di động, truy vấn các thông báo của công ty và tự động nhập bảng lương vào hệ thống, để lịch trình ca làm việc trong nháy mắt cũng có thể giúp nhân viên kiểm tra dễ dàng hơn.
- Giám sát / Quản lý cửa hàng: Nó có thể lên lịch thay đổi trong hệ thống, xem thông tin chấm công của nhân viên trong thời gian thực, xem xét các đơn đặt hàng giả mạo của nhân viên và nâng cao hiệu quả quản lý.
- Nguồn nhân lực: Tổ chức thông tin nhân sự, xử lý kê khai lao động, bảo hiểm y tế, hỗ trợ vận hành theo đợt, nâng cao hiệu quả công việc.
*Các thương hiệu khác có thể có chức năng tự phục vụ hạn chế, thiếu hỗ trợ toàn diện cho nhu cầu của từng vị trí và giao diện cũ và phức tạp, ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.
3. Quyết toán lương thuận tiện
MAYOHR có thể tự động chuyển dữ liệu chấm công của nhân viên sang mô-đun bảng lương. Ngoài ra, hệ thống bảng điều khiển giải quyết lương độc đáo, áp dụng thiết kế danh mục đầu tư đa lương và có thể được quản lý với thẩm quyền phi tập trung, sẽ tự động gửi một chương trình đẩy di động sau khi lương được giải quyết, để nhân viên có thể tự xem chi tiết tiền lương và nắm bắt chính xác mức lương.
* Có thể có các quy trình phức tạp trong việc giải quyết tiền lương, điều này gây khó khăn cho người dùng khi hoạt động ngầm và làm tăng nguy cơ sai sót.
4. Tích hợp an toàn thông tin nhân sự
Cơ cấu tổ chức, thông tin nhân sự, hồ sơ luân chuyển và các mục khác có thể được tải lên đám mây một cách an toàn để nhân sự và giám sát viên dễ dàng truy cập, đồng thời cung cấp chức năng sao lưu để giảm gánh nặng bàn giao công việc và thay thế thiết bị.
Cơ cấu tổ chức, thông tin nhân sự, hồ sơ luân chuyển và các mục khác có thể được tải lên đám mây một cách an toàn để nhân sự và giám sát viên dễ dàng truy cập, đồng thời cung cấp chức năng sao lưu để giảm gánh nặng bàn giao công việc và thay thế thiết bị. * BẢO VỆ AN NINH THÔNG TIN HÀNG ĐẦU CỦA MAYOHR, BAO GỒM: XÁC THỰC ISO27001, TƯỜNG LỬA ĐÁM MÂY IMPERVA WAF, MÃ HÓA DỮ LIỆU MINH BẠCH TDE, SAO LƯU VỊ TRÍ CHÉO DR và khôi phục thảm họa và kiểm tra thâm nhập của bên thứ ba thường xuyên. Các thương hiệu khác có thể gặp rủi ro về bảo mật dữ liệu, không thể cung cấp môi trường lưu trữ đám mây bảo mật cao và có những lo ngại về quyền riêng tư tiềm ẩn.
