"Hệ thống nhân sự đám mây MAYOHR sử dụng công nghệ đám mây để thu hẹp sự bất bình đẳng về tài nguyên doanh nghiệp, từ đó tất cả các công ty đều có thể tận hưởng các chức năng và dịch vụ hệ thống tiêu chuẩn Fortune Global 500 mà không bị hạn chế về quy mô, địa lý, luật pháp và quy định, v.v. và bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro."

Sự tồn tại của hệ thống nhân sự là để cho phép các HR và cấp quản lý tập trung vào việc phát triển chiến lược nguồn nhân lực, thay vì phần lớn thời gian dành cho công tác hành chính như chấm công, ký kết và tính lương, và để hỗ trợ công ty quản lý rủi ro doanh nghiệp (Rủi ro con người), tránh các khoản phạt không cần thiết, chi phí vận hành và rủi ro nhân sự, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và đạt được mục tiêu hoạt động bền vững.

Vai trò của hệ thống nhân sự là cho phép các HR và cấp quản lý tập trung vào các chiến lược sắp xếp nhân tài thay vì bị sa lầy bởi các tác vụ hành chính rườm rà. Bằng cách hỗ trợ công ty quản lý rủi ro nhân sự và tránh các chi phí không cần thiết như tiền phạt và chi phí vận hành, hệ thống nhân sự đã nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty và đạt được mục tiêu hoạt động bền vững. Nhưng làm thế nào để bạn chọn hệ thống? Các yếu tố đánh giá cần lưu ý là gì? Một phân tích các chức năng và yêu cầu chính của hệ thống nhân sự, cũng như bảng so sánh hệ thống nhân sự để xem mỗi công ty thực hiện như thế nào sẽ rất hữu ích cho bạn.

Các chức năng của hệ thống nhân sự là gì? Ba khía cạnh phải có

HRMS đề cập đến hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management System), là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp hoặc tổ chức trong quản lý nhân sự thông qua phát triển và xây dựng phần mềm, có thể giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, bồi thường, đánh giá hiệu suất, đào tạo và phát triển và các quy trình, công việc liên quan khác. Nói chung, HRMS có thể được chia thành ít nhất ba cốt lõi chính: quản lý nhân sự, phát triển nhân tài và phúc lợi doanh nghiệp:

1. Quản lý nguồn nhân lực (HRM)

• Tuân thủ các tiêu chuẩn và luật lao động: Hỗ trợ tuân thủ các quy tắc và quy định của công ty, bao gồm các chính sách như nghỉ phép, thay đổi giờ làm việc, làm thêm giờ và trả lương làm thêm giờ.
• Quản lý dữ liệu nhân sự: bao gồm đăng ký nhân viên, dữ liệu nhân viên cơ bản, kinh nghiệm làm việc, hiệu suất công việc, v.v.
• Quản lý tiền lương: bao gồm quyết toán lương, điều chỉnh lương, phân bổ thưởng phạt, bảng lương điện tử, v.v.
• Nhân viên tự phục vụ: bao gồm nhân viên tự xin nghỉ phép, truy vấn tiền lương, hiệu suất làm việc và các thông tin liên quan khác.

2. Phát triển nguồn nhân lực (HRD)

Quản lý hiệu suất: bao gồm thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất, báo cáo hiệu suất, v.v.  

Học tập doanh nghiệp: bao gồm quản lý giấy phép, tích hợp tài nguyên học tập, phân tích quá trình học tập, v.v.  

Phát triển nghề nghiệp: bao gồm kế hoạch học tập, đánh giá phát triển nghề nghiệp, đánh giá hiệu quả đào tạo, v.v.  

Quản lý tuyển dụng: bao gồm đăng tuyển dụng, quản lý quy trình tuyển dụng, đánh giá phỏng vấn, cơ sở dữ liệu nhân tài, v.v.  

3. Nền tảng phúc lợi nhân viên

Cửa hàng nhượng quyền: bao gồm nhượng quyền của công ty, giảm giá cho nhân viên, vé điện tử, v.v. Một hệ thống HRMS hoàn chỉnh có thể cải thiện hiệu suất quản lý một cách hiệu quả, giảm thời gian và chi phí xử lý thủ công, đồng thời giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên và quan trọng hơn là giảm thiểu và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ chủ yếu thảo luận về hệ thống HRM.

Lợi ích của hệ thống nhân sự dựa trên đám mây là gì? 5 lý do nên sử dụng hệ thống nhân sự đám mây

Nói chung, hệ thống nhân sự đám mây ám chỉ đến việc triển khai hệ thống nhân sự trên nền tảng đám mây, để doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể sử dụng trình duyệt, ứng dụng Web hoặc di động và các thiết bị khác, để nhân viên có thể hoàn thành các hoạt động quản trị nhân sự từ xa, chủ yếu là để hỗ trợ quản lý nhân sự như chấm công, lập lịch, từ đó nhân sự có thể tiết kiệm thời gian chấm công và tính lương nên còn gọi là hệ thống quản trị nhân sự hay hệ thống chấm công, hệ thống tính lương, v.v. Các hệ thống như vậy đòi hỏi khả năng vận hành linh hoạt và thay đổi theo thời gian thực, chẳng hạn như luật và quy định, lập kế hoạch, chấm công, thay đổi trong bảng lương và các quy tắc khác, cũng như môi trường dữ liệu an toàn, phù hợp hơn với kiến ​​trúc đám mây, vốn cũng là lý do chính cho việc khuyến nghị sử dụng hệ thống nhân sự đám mây. 

 Điều này là do hệ thống kiến ​​trúc đám mây thuần túy thường có ba ưu điểm: tự động cập nhật phiên bản, độ linh hoạt của tham số và bảo mật thông tin.

Nếu bạn có những nhu cầu sau, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng hệ thống nhân sự trên nền tảng đám mây:

1.   Trước tình hình thanh tra lao động khắt khe và luật lao động luôn thay đổi, cần có một hệ thống nhân sự có thể cập nhật theo thời gian thực và tự động.  

2.  Bạn muốn tạo ra một môi trường bảo mật thông tin hàng đầu nhưng không muốn tốn thêm thiết bị phần cứng, chi phí bảo mật thông tin hoặc không có nhân sự IT hỗ trợ bảo trì hệ thống.  

3. Hệ thống cho phép người dùng (HR) hoạt động độc lập, giảm nhân lực và chi phí liên lạc của bộ phận IT, đồng thời giảm chi phí tùy chỉnh có thể có.   

4. Các tổ chức có tốc độ tăng trưởng cao và nhiều biến động cần một hệ thống có thể phát triển theo số lượng người trong công ty.   

5. Có nhiều cơ sở ở nhiều nơi khác nhau như: văn phòng/cửa hàng/nhà máy, ca làm việc và bảng lương rất phức tạp.

Bảng so sánh hệ thống nhân sự với 5 điểm chính

Tiếp tục với các kịch bản nhu cầu trên, chúng tôi đề xuất 5 điểm sau làm điểm chính để so sánh các hệ thống nguồn nhân lực:

 1.      Sự thuận tiện trong việc mở rộng và nâng cấp hệ thống: hệ thống dự tính mua trước tiên phải tính đến tình hình sử dụng hiện tại và sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, nếu doanh nghiệp phát triển nhanh chóng và cần mua thêm mô-đun hoặc thậm chí thay thế hệ thống thì sẽ là một lãng phí tài nguyên, vì vậy chúng tôi đề xuất rằng hệ thống phải có khả năng đáp ứng tính linh hoạt của các quy mô doanh nghiệp khác nhau và có thể tùy chỉnh việc sử dụng các tham số chức năng.  

 2.     Bảo vệ an ninh thông tin và độc lập dữ liệu: Cần phải có chứng nhận về bảo mật thông tin tiêu chuẩn quốc tế như ISO27001, ứng dụng tường lửa WAF, mã hóa dữ liệu TDE, sao lưu liên vùng, đa vùng DR và khắc phục thảm họa, đồng thời đảm bảo tách biệt dữ liệu trong kết nối và sử dụng.   

3.    Sự thuận tiện trong việc nhập dữ liệu: Hệ thống thường mất một khoảng thời gian để nhập dữ liệu, vì dữ liệu nhân sự là dữ liệu quan trọng, luôn thay đổi và liên quan trực tiếp đến tài chính của công ty nên cần phải đủ thuận tiện để nhập và phản ánh tình hình thực tế của tổ chức trong thời gian thực.   

4.    Hỗ trợ nhân viên tự thao tác: Để giảm thiểu thời gian làm việc của các HR trong quản trị nhân sự, hệ thống nhân sự phải có khả năng thực hiện 90% các tình huống sử dụng mà không cần sự can thiệp của HR, chẳng hạn như nghỉ phép, chấm công, đổi thẻ, nộp đơn xin làm thêm giờ, tra cứu thời gian nghỉ phép còn lại và các quy định quản lý công ty, v.v. để nhân viên và người giám sát trực tiếp có thể tự giải quyết vấn đề.   

5.    Tính toàn diện của dịch vụ nhân sự: Ngoài việc giảm chi phí thời gian trong quản lý nhân sự và công việc hành chính, việc thiết lập một hệ thống nhân sự hoàn chỉnh cần bao gồm ba lĩnh vực cốt lõi là quản lý nhân sự, phát triển nhân tài và phúc lợi doanh nghiệp.